Корпоративный тренинг "Профессиональный секретарь-помощник руководителя"

Центр "Профи-Карьера" проводит обучение по программе "Курс для личных помощников, персональных и бизнес-ассистентов руководителя".

В программе курса: культура поведения и служебный этикет, имидж, бережливый офис, взаимодействие секретаря с руководителем, деловое общение, телефонный бизнес-этикет, офисное гостеприимство, протокол, тайм-менеджмент, документооборот, делопроизводство и др.

Курс "Профессиональный секретарь" подходит для целевых аудиторий:

• руководители секретариатов;
• бизнес-секретари;
• персональные ассистенты;
• бизнес-помощники;
• исполнительные помощники;
• помощники руководителей;
• офис-менеджеры;
• секретари подразделений, ассистенты отделов.

В результате посещения курса для личных помощников, персональных и бизнес-ассистентов руководителя вы:

• станете незаменимым помощником руководителя и первоклассным специалистом секретарского дела;
• умеете обеспечивать продуктивную работу и жизнедеятельность современного офиса;
• аккуратно и грамотно работаете с документами;
• знаете основы делопроизводства и документооборота, оформляете документы по требованиям ГОСТа;
• правильно расставляете приоритеты при планировании рабочего дня руководителя и эффективно используете технические средства для организации графиков работы руководителя;
• эффективно выстраиваете взаимоотношения с руководителем и коллегами, правильно понимаете и выполняете поручения;
• умеете работать в условиях многозадачности, управлять своим эмоциональным состоянием и стрессами, конфликтными ситуациями;
• владеете навыками делового этикета и делового протокола;
• получаете все необходимые компетенции для эффективной работы персональным ассистентом и секретарём-помощником руководителя.

Программа обучения

День 1. Документирование деятельности руководителя

• Оформление и составление управленческих документов.

  • Нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами.
  • Оформление управленческих документов по новому ГОСТ Р 7.0.97–2016.
  • Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
  • Регламентация правил оформления документов в организации.
  • Требования к бланкам документов.
  • Реквизиты документов и их оформление. Реквизиты, придающие юридическую силу документам.
  • Правила составления текстов управленческих документов.
  • Составление отдельных групп управленческих документов (приказы, распоряжения).

День 2. Организация работы с документами

• Документооборот в организации.

  • Порядок обработки документов.
  • Принципы и правила организации документооборота.
  • Регламентация документооборота в организации.
  • Порядок движения документов в организации.
  • Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов.
  • Организация работы по регистрации, контролю, учёту, хранению документов.
  • Регистрация документов и создание информационно-поисковой системы.
  • Организация документооборота в условиях внедрения системы электронного документооборота.
  • Контроль исполнения документов. Сроки исполнения.

День 3. Бизнес-этикет. Деловое общение

• Имидж. Бизнес-этикет.

  • Корпоративный имидж и деловая одежда.
  • Одежда и аксессуары деловой женщины. Dress-code.
  • Представительская функция секретаря.
  • Культура поведения и служебный этикет.
  • Современные принципы и функции бизнес-этикета.
  • Особенности должностной позиции секретаря в коллективе.

• Деловое общение.

  • Коммуникации в деловом общении.
  • Взаимодействие с клиентами, партнерами.
  • Методы активного слушания.
  • Как управлять процессом общения с помощью вопросов?
  • Невербальные коммуникации.
  • Служебная вертикаль — отношения в системе "Руководитель-подчинённый".
  • Служебная горизонталь — отношения в системе "коллега-коллега".
  • Манипуляции в общении. Как избежать манипуляции?
  • Алгоритм поведения в конфликтной ситуации.

• Взаимодействие секретаря с руководителем.

  • Формы взаимодействия секретаря с руководителем.
  • Как грамотно принимать распоряжения руководителя.
  • Как давать обратную связь руководителю?
  • Как определить причину недовольства руководителя и предотвратить конфликт?

День 4. Телефонный этикет и офисное гостеприимство

• Телефонное общение.

  • Этикет ведения делового телефонного разговора.
  • Работа с голосом (тембр, тон, чёткость, темп речи, интонации).
  • Звонки входящие и исходящие.
  • Сохранение и передача информации. Информирование по телефону.
  • Регистрация и перенаправление поступающих звонков.
  • Алгоритм ведения телефонной беседы.
  • Скрипты и речевые модули в телефонном общении.
  • Установление контакта и управление деловой беседой телефоном разговоре.
  • Техники вопросов и активного слушания.
  • Как сгладить конфликтные и сложные ситуации в телефонном общении?
• Офисное гостеприимство. Правила и стандарты.
  • Подготовка к встрече деловых партнеров.
  • Чай-кофе для посетителей.
  • Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола.

День 5. Профессия ассистент. Основные ассистентские функции

• Административное и организационное сопровождение руководителя.

  • Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя.
  • Кто он, идеальный помощник и правая рука руководителя? Какие качества особенно ценят руководители любых уровней.
  • Ведение базы контактов руководителя.
  • Travel-поддержка. Этапы организации деловых поездок и командировок руководителя.
  • Бережливый офис. Организация работы приёмной и рабочего места по системе 5S.
• Организация совещаний и других конферентных мероприятий.
  • Этапы подготовки совещаний/переговоров/деловых встреч. Как учесть все нюансы?
  • Как составлять повестку дня и программу мероприятия?
  • Основы гостеприимства на переговорах и совещаниях. Организация кофе-пауз.
  • Алгоритм составления и оформления протокола.

• Тайм-менеджмент в работе секретаря/ассистента.

  • Принципы и правила эффективного управления временем в работе секретаря.
  • Расстановка задач по приоритетам. Как правильно определять очерёдность выполнения поручений?
  • Оптимальная организация рабочего дня руководителя.
  • Составление и планирование графика руководителя.
  • Компьютерные и мобильные программы-планировщики.
  • Инструменты планирования рабочего времени руководителя. Google Календарь, Microsoft Outlook.
  • Работа с модулем "Задачи" в Outlook.
  • Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте.

• Мобильные программы и сервисы для повышения эффективности работы.

  • Полезные программы и мобильные приложения для работы секретаря.
  • Работа в облаке. Фото-редакторы.
  • Инфографика как современный способ представления данных. Сервисы для создания инфографики.

• Правила деловой электронной переписки.

  • Стиль и структура делового письма.
  • Основные ошибки, которых надо избегать.
  • Приветствие и заключительные формулы вежливости в деловом письме.
  • Речевые формулы в деловой переписке.

Программа может быть скорректирована под ваш запрос.