Корпоративный тренинг "Профессиональный секретарь-помощник руководителя"

Самый востребованный курс повышения квалификации для действующих помощников руководителей и ассистентов в лицензированном центре Профи-Карьера.

На этом курсе уже отучились помощники Лукойл, Камаз, Газпромнефть, Северсталь, Сода, Роснефть, Лаборатория "Гемотест" и др. Присоединяйтесь и Вы!

Курс адаптирован под требования профстандарта помощника руководителя и содержит в себе блоки, действительно нужные ассистентам! После интенсивного пятидневного обучения Вы получаете престижный документ — удостоверение о повышении квалификации. Он ценится работодателями.

Для кого данный курс?

Курс "Профессиональный ассистент-помощник" подходит для целевых аудиторий:

• руководители секретариатов,
• ассистенты первых лиц компаний,
• персональные ассистенты,
• бизнес — ассистенты,
• помощники руководителей,
• секретари-референты,
• офис — менеджеры,
• секретари подразделений, ассистенты отделов.

Краткое описание

Помощник руководителя или ассистент — одна из самых востребованных современных профессий. Ассистент — многофункциональный сотрудник. Тревел-поддержка, телефонные переговоры, организация графика руководителя, оформление документов — все это должен знать ассистент, чтобы быть незаменимой правой рукой боссу.

На курсе даётся большой пласт теоретической и практической информации для работы помощника. Все участники отмечают прикладную направленность курса: никакой воды, только примеры, кейсы из ассистентской деятельности.

Большой объем материала курса усваивается благодаря различным формам обучения — мини-лекции, ролевые игры, кейсы, анализ видеосъёмки реальных ситуаций из жизни секретаря, упражнения, групповая работа.

Программа обучения

Модуль 1. Документирование деятельности руководителя

• Работа с документами

  • Оформление и составление управленческих документов
  • Оформление управленческих документов по новому ГОСТ Р 7.0.97–2016
  • Требования к бланкам документов и реквизитам
  • Правила составления текстов управленческих документов
  • Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов
  • Организация работы по регистрации, контролю, учёту, хранению документов
  • Регистрация документов и создание информационно-поисковой системы
  • Организация документооборота в условиях внедрения системы электронного документооборота
  • Контроль исполнения документов. Сроки исполнения

Модуль 2. Профессия "Ассистент". Административное и организационное сопровождение руководителя

Помощник руководителя, ассистент. Профстандарт, основные обязанности. личные качества идеального помощника

• Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя: что это и зачем он нужен?
• Квалификационные требования, предъявляемые к ассистенту сегодня
• Бизнес-ассистент и персональный ассистент: общее и различия
• Кто он, идеальный помощник и правая рука руководителя? Какие качества особенно ценят собственники бизнеса и руководители любых уровней?

Тайм-менеджмент в работе помощника руководителя

• Принципы и правила эффективного управления временем в работе помощника. Планируем свой день и день руководителя грамотно
• Постановка умных целей. Цели и поручения: как помочь руководителю в поручениях и делегировании функций?
• Делегирование в работе ассистента: когда, как и кому передать свои функции?
• Расстановка задач по приоритетам. Как правильно определять очерёдность выполнения поручений?
• 5+ инструментов планирования рабочего времени руководителя.
• Разбор основных мобильных и компьютерных планировщиков для планирования графика руководителя и ассистента
• Google Календарь, Microsoft-Outlook. Функционал и преимущества
• Работа с модулем "Задачи" в Outlook. Используем модуль в качестве альтернативы ежедневника
• Эффективная работа с цветовыми категориями. Оптимизируем список задач для удобной работы
• Настройка пользовательского представления. Как сделать чек-лист в Outlook?
• Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте

Travel — поддержка руководителя. Организация командировок

• С чего начать подготовку к командировке руководителя?
• Учитываем пожелания руководителя. Почему это важно? Внедряем тревел-политику для совершенствования работы ассистента
• Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
• Заказ авиабилетов, трансферов, отелей, страховок. На что обратить внимание?
• Прикладные инструменты, сайты, порталы и приложения в копилку ассистента
• Организация досуга руководителя
• Действия в случае форсмажоров: отмена рейса, потеря загранпаспорта зарубежом и др.

Повышение эффективности работы ассистента. Мобильные программы и сервисы

• Полезные программы и мобильные приложения для работы секретаря: создаём полноценный офис на ноутбуке и в телефоне
• Приложения по управлению финансами, созданию инфографик, презентаций, буклетов, схем и др.

Модуль 3. Имидж и деловой этикет в деятельности секретаря

Профессиональный имидж

• Как нас оценивают как профессионала? Первое впечатление гостя/посетителя о секретаре и организации
• Имидж = не только внешний вид. Разбор составляющих имиджа
• Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу
• Деловой стиль и дресс-код. Требования к деловой женской одежде и аксессуарам
• Коэффициент консервативности: что это и как его использовать?

Основы делового этикета

• Тренды современных организаций на деловой этикет и гостеприимство
• Почему этикет — это важно? Разбираемся в понятии
• Этикет и протокол: в чем различия?
• Поведенческие стандарты в этикете: как правильно здороваться, прощаться.
• Этикет как показатель уважения к посетителю/партнёру/клиенту
• Визитная карточка: как она должна выглядеть и как её преподносить?
• Бизнес-подарки и деловой этикет. Культурные и национальные особенности дарения. Что можно и что нельзя дарить по этикету?

Офисное гостеприимство как составляющая этикета

• Приёмная как визитная карточка организации. На что обращают внимание посетители?
• Правила поведения при гостях и посетителях
• Подача чая/кофе и угощения. Правила сервировки чая/кофе и угощения
• Очерёдность подачи напитков: кого обслуживать первым?
• Ситуация ожидания: обеспечиваем комфорт посетителю
• Искусство беседы. Запретные и рекомендованные темы
• Этапы организации совещаний. Как грамотно организовать конкурентное мероприятие и ничего не упустить?

Модуль 4. Деловой телефонный разговор

Стандарты телефонного общения: принципы и правила, работа с голосом

• Принципы и правила грамотного собеседника. Как секретарю продемонстрировать свой профессионализм по телефону?
• Голос как инструмент. Учимся работать с тембром, тоном, темпом речи, интонацией
• Скрипты и речевые модули в деятельности секретаря. Как создать и использовать?
• Ситуации применения скриптов: ситуация ожидания на линии, перевод на сотрудника, приём сообщений для шефа.

Телефонный разговор и его эффективность

• Звонки входящие, исходящие. Как сохранять и достоверно передавать информацию?
• Техника вопросов: виды вопросов и их использование
• Искусство активного слушания. Показываем собеседнику, что мы его слушаем и слышим.
• Приёмы активного слушания для повышения эффективности разговора
• Как сгладить возможные конфликтные ситуации в телефонном общении? Правила бесконфликтного поведения

Модуль 5. Взаимодействие Ассистента с руководителем

Взаимодействие с руководителем

• Концепция "руководства вверх" — managing up.(Гарвардская модель)
• Как управлять отношениями со своим руководителем и его ожиданиями?
• Как подобрать оптимальные инструменты руководства и адаптировать их к поведенческим особенностям вашего босса?
• Как подобрать формы взаимодействия с руководителем?
• Как грамотно принимать распоряжения и давать обратную связь руководителю?