Мы пишем электронные письма каждый день. Это жизненно важная часть повседневной профессиональной жизни!
Однако в общении по электронной почте, как и во многих других вещах, мы стараемся действовать практически интуитивно — редко кто соблюдает даже элементарные правила.
Сегодня мы расскажем о нескольких правилах, которые позволят вам повысить убедительность и запоминаемость ваших сообщений.
Основной текст
Итак, общение по электронной почте неотъемлемая часть профессиональной жизни и, думаю, все понимают, насколько улучшение общения по электронной почте жизненно важно для повышения производительности на рабочем месте:
Существует множество ситуаций, в которых электронная почта является лучшей и наиболее подходящей формой общения:
С получателем трудно связаться другими способами связи.
Электронная почта — это единственная контактная информация, которая у вас есть.
Ваш получатель живёт в другом часовом поясе.
Вы отправляете своё сообщение в нерабочее время.
Вам нужен "бумажный след" (то есть письменный отчёт) обо всем, что было передано.
Информация, которую вы отправляете, не слишком чувствительна ко времени и может подождать ответа день или два.
Вам необходимо отправить файл во вложении по электронной почте.
Вам нужно отправить памятку или массовое электронное письмо нескольким получателям.
Когда электронная почта не является подходящей формой общения?
Ваше предполагаемое сообщение длинное или сложное, требующее подробных объяснений или обсуждения, с которыми лучше справиться личное общение.
Информация, которой вы собираетесь поделиться, является важной или строго конфиденциальной. Электронные письма могут быть легко взломаны или скомпрометированы. Ваш получатель также может переслать ваше сообщение без вашего ведома.
Вы испытываете сильные эмоции, которые могут изменить тон письма, что приведёт к недопониманию.
Вам нужно сообщить о чем-то, что лучше сделать лично (например, о плохих новостях).
А сейчас несколько правил которые помогут вам повысить эффективность вашей деловой переписки
1. Поставьте цель для электронного письма, прежде чем его писать:
При отправке электронных писем на работу убедитесь, что каждое составленное вами сообщение имеет чёткую цель. Когда я отправляю электронные письма такому же занятому человеку, как я, я слежу за тем, чтобы мои сообщения были короткими и по существу.
Для того, чтобы сформулировать цель, нужно задать себе следующие вопросы:
Что я требую от получателя?
Что я хочу, чтобы чувствовал получатель?
Как я хочу, чтобы получатель ответил?
Ясно ли я говорю о том, что мне нужно?
Вот пример схемы электронного письма с просьбой о продлении срока предоставления отчёта:
Что вам нужно от получателя: продление срока
Что вы хотите, чтобы получатель почувствовал: продление необходимо
Как вы хотите, чтобы получатель ответил: удовлетворил ваш запрос на продление срока продление
Ясно ли я говорю о том, что мне нужно: проверить насколько текст письма соответствует вашей цели
2. Систематизируйте свои мысли и записывайте их:
Если вы обсуждаете несколько моментов в электронном письме, полезно будет упорядочить свои мысли, делая заметки и составляя план. Это позволит сгруппировать ваши замечания в связанные группы, упрощая составление электронного письма, которое будет выглядеть естественно.
При ответе на вопрос или просьбу рекомендуется определённым образом структурировать своё электронное письмо. Например, если коллега, клиент или начальник задаёт вам важный вопрос, ответьте на конкретный вопрос, прежде чем конкретизировать свой ответ.
Вот краткий пример:
Вопрос: "Должны ли мы выбрать вариант А (который стоит дороже) или вариант В (который экономит нам деньги, но требует больше времени на реализацию)?"
Неверный ответ: "Я думаю, вариант B хорош, потому что он экономит нам деньги. Однако вариант А стоит ненамного дороже — и в долгосрочной перспективе это сэкономит больше денег, потому что мы сможем сэкономить время на внедрение. Нам следует выбрать вариант А."
Правильный ответ: "Давайте остановимся на варианте A. Хотя вариант B сэкономит нам деньги на начальном этапе, вариант A более эффективен в долгосрочной перспективе, потому что мы экономим время на реализации".
Этот способ ответа более формальный, поэтому он не обязательно будет работать в каждом сценарии. Тем не менее, это отличный способ убедиться, что ваша точка зрения ясна.
3. Поймите Свою целевую аудиторию
Помимо знания цели вашего электронного письма, важно помнить о своей аудитории при написании электронных писем. Адаптация ваших сообщений и ответов к получателям позволит вам корректировать свой тон, формальность сообщения и используемые формулировки
Важно: написание эмпатичных электронных писем
Всегда полезно подумать о том, какие чувства ваше сообщение может вызвать у кого-то, особенно если оно содержит негатив. Эмпатия может иметь большое значение для проявления сочувствия и разрешения сложной ситуации.
Вы можете написать: "Пожалуйста, приходите на встречу в 15:00".
Это работает, но эмоционально разумным способом сказать об этом могло бы быть: "Я был бы признателен за вашу ценную точку зрения и опыт на встрече в 15:00. Не могли бы вы прийти?"
4. Убедитесь, что ваша тема запоминающаяся, но информативная
Тема вашего электронного письма — это ваш первый (а иногда и единственный) шанс произвести впечатление. Один из лучших советов по написанию более качественных электронных писем — убедитесь, что темы ваших писем запоминающиеся, но информативные.
Хотя ваше электронное письмо может быть проигнорировано, запоминающаяся тема может помочь снизить эти шансы. Вот несколько примеров чёткой темы.:
Для объявления о встрече:
Встреча в переговорной №5 на 17-м этаже, 01.04.2024, 10:30
Для срочных электронных писем:
[Срочные] Проблемы, препятствующие входу в систему
5. Будьте конкретны
Неправильно:
Кто-то должен помочь новому сотруднику разобраться с документами в понедельник днем.
Хотя в таком изложении нет ничего плохого, оно может быть неясным:
Кто именно должен помогать новичку?
В какое именно время?
Кто это?
Правильно:
Петр, пожалуйста, помогите нашему новому сотруднику (Нине) с адаптацией и ориентацией. Вы свободны в понедельник в 14:00?
6. Будьте ясны при предоставлении инструкций
Нельзя отрицать, что чёткие инструкции предотвращают недопонимание и ошибки.
Чтобы сделать ваши инструкции более понятными:
Предоставьте необходимую информацию
Всегда указывайте важные даты и время (например, крайние сроки, время встречи)
Разбейте сложные инструкции на этапы
Используйте маркеры или цифры, если нужно выполнить много шагов
Делайте абзацы короткими (2–4 предложения)
Используйте форматирование, чтобы выделить важную информацию
7. Рассмотрим последние несколько деталей:
Даже если вы научились писать эффективные деловые электронные письма, возможностей для совершенствования ещё больше:
Исправьте тему и текст вашего письма, чтобы убедиться в отсутствии орфографических или грамматических ошибок
Убедитесь, что все происходит естественно и хорошо передаёт ваше сообщение
Первое и последнее предложения в вашем письме больше всего влияют на тон, поэтому просмотрите их. Используйте хорошо спланированные приветствия и подписи!
Не забудьте установить свою электронную подпись.
Когда вы отправляете своё электронное письмо, вы можете адресовать его по адресу:
Получатель: Точное лицо (лица), с которым (которыми) вы переписываетесь
Копия (CC): Получатель CC получит точную копию отправляемого вами электронного письма. Получатели CC могут видеть друг друга и знать, что каждый из них получил копии.
Скрытая копия (BCC): Получатель BCC также получает точную копию электронного письма. Однако никто другой не знает, что получателю BCC была отправлена копия.
Примечание: Прежде чем включать кого-либо в получателей вашего письма, спросите себя, действительно ли это необходимо.
Последнее, на что вы должны обратить внимание, — это на своё расписание. Избегайте отправки срочных писем незадолго до окончания рабочего дня или в пятницу днём. Правильное время отправки писем может увеличить шансы того, что ваши письма будут прочитаны и на них ответят.
Единственное, что осталось сделать, это нажать кнопку отправить!
Коллеги, каких правил придерживаетесь вы? Что используете для повышения эффективности ваших сообщений?
Буду рад увидеть ваши комментарии.
Умение останавливать внутренний диалог является ключевым условием для успешной жизни
