В конкурентном мире важнейшим условием процветания любой организации является общественное мнение. Другими словами — то, как эту организацию воспринимают её поставщики, клиенты, налоговые органы, общественные организации, СМИ, всё её окружение.
Вспоминается поговорка — "Встречают по одёжке…" Респектабельные офисы, приветливый персонал, чай/кофе для гостей — всё это создаёт нужное впечатление и является действительно значимым.
Сегодня я расскажу о той области внутри компании, которая не всегда воспринимается как часть того, что создаёт нужное общественное мнение. И это — бухгалтерия.
Неверное уведомление о долге, неоплаченные счета, штрафы за несвоевременно предоставленные налоговые и бухгалтерские отчёты — это может разрушить хорошее общественное мнение о вас. Нечёткость, ошибки в учёте приводят к сильным расстройствам и недоверию. А компания, которой не доверяют, не сможет заработать много денег. И её расходы на рекламу, тренировки продавцов, выстраивание идеального предоставления будут тщетны.
ATManagement Group помогает применить в разных бизнесах инструменты Hubbard Management System, основные из них — это структура компании, показатели эффективности сотрудников, финансовое планирование.
Как коуч я добиваюсь того, чтобы эти инструменты стали частью работы компании и дали осязаемые плоды в виде растущей прибыли. И начало совместной работы — это получение достоверных данных о фактических доходах и расходах, о дебиторской и кредиторской задолженности. Анализ и проработка этих данных — первый шаг к внедрению финансового планирования. Тем не менее в ряде предприятий сбор этой информации растягивается на недели и месяцы. Всё время что-то мешает — то сейчас время подготовки отчётности, то расчёт и оплата налогов. Я вывела такую закономерность: когда я получаю данные быстро и они достоверны — мы стартуем быстро и быстро получаем результаты. В противном случае — это потерянное время и упущенная прибыль.
Хорошая новость: чтобы понимать, в каком состоянии находится ваша бухгалтерия, не нужно быть бухгалтером. Давайте проверим это!
Посмотрим, какие основные функции выполняет бухгалтерии в соответствии с Hubbard Management System (HMS) и какие результаты от неё ожидаются.
Вся область бухгалтерии разделена на три части.
Первая часть отвечает за доход. Т.е. обеспечивает линию, по которой деньги легко и быстро заходят в компанию. К этому относятся технические средства получения оплаты (р/счета, кассовые аппараты, банковские терминалы) и подготовка необходимых документов. Нет ничего печальнее клиента, который ждёт у закрытого окошка касса. Или клиента, который ждёт счёта с реквизитами. А человек с банковской картой в ситуации, когда принимается только наличная оплата? Знакомо?
Результат работы отдела доходов: все средства, собранные за товары и услуги компании.
Посмотрите, как организовано поступление денег у вас и нужно ли это улучшить.
Вторая часть бухгалтерии отвечает за расход. И здесь скорость — не основная задача.
Вспомните, как часто человек принимает необдуманные решения, о которых позже жалеет? Сколько денег было потрачено зря, потому что кто-то очень спешил и настаивал на быстрой оплате. В HMS это решается финансовым планированием, которое проходит еженедельно. Т.е. все финансовые решения принимаются раз в неделю. Как прийти к этому — полностью рассматривается на ППТ ФП. Мы сейчас посмотрим, какие данные бухгалтерия должна подавать, чтобы решения по расходам были разумны и эффективны.
Подаются они в виде трёх сводок:
- Сводка счетов к оплате.
- Сводка счетов к поступлению.
- Банковская выписка по расчётным счетам и остатки в кассах.
Конечно, в сводке счетов к оплате кроме расходов по поставщиков сырья/товаров должны помещаться расходы по налогам, кредитам, аренде и других договорных обязательствам. Задача бухгалтерии подать их своевременно.
Не должно быть ситуации, когда неясно, сколько мы ещё должны какому-то кредитору или когда у нас заканчивается срок выплаты по кредиту.
И когда такая информация подготовлена и проведено финансовое планирование, т.е. список расходов одобрен руководством, бухгалтерия осуществляет фактические расходы. Не должно быть ситуации, когда бухгалтер принимает решение по оплате.
Результат работы отдела расходов:
- Точно и своевременно оплаченные счета в соответствии с директивой финансового планирования, создающие высокую оценку кредитоспособности компании.
- Довольные кредиторы.
Комментарий по пункту второму: важно, чтобы любой сотрудник бухгалтерии общался с контрагентами доброжелательно, это тоже формирует доброжелательное мнение о компании. Кредиторы могут выражать свои эмоции по-разному и нужно быть к этому готовыми.
Посмотрите, как организована у вас линия расходования денег и нужно ли её улучшить.
Третья часть — это бухгалтерия в классическом понимании. Это отдел документации, активов и материальной части. В него входит: учёт активов и материальной части, ведение всей документации по хозяйственной деятельности компании, ведение бухгалтерского и налогового учёта, составление необходимых отчётов и своевременная оплата налогов.
Результат работы этого отдела:
- Полная, безупречная документация по финансовым операциям, прошедшая аудит, находящаяся в сохранности и всегда доступная.
- Ликвидные активы, надёжно размещённые в банке, защищённые, отражённые в отчётах.
- Поддающиеся учёту, сохранённые и обладающие ценностью материальные активы, которые остаются полезными и не утрачивают своей ценности для любой перепродажи.
Посмотрите, как организована у вас работа этой области бухгалтерии.
Вот такой обзор, надеюсь — было понятно. Я убеждена, что руководителю не нужно быть бухгалтером, чтобы контролировать эту область и требовать от неё результативной работы. Другое дело, что в любой сфере есть своя специфика, свои термины. Здесь бухгалтерия — не исключение. А её функции для любого предприятия очень и очень важны!
В заключении желаю Вам улучшить эту часть своего бизнеса и навести больше порядка в области денег и… больше денег!
