Бизнес-конференции — один из способов бизнес-общения. Какие виды деловых конференций существуют, кто участники таких мероприятий и как организовать деловую конференцию? Об этом — в материале.
Зачем нужны деловые конференции и трудно ли их организовать — вопросы, которые мы рассмотрим прямо сейчас.
Что такое деловая конференция
Деловая конференция — один их форматов бизнес-мероприятий, который выбирают, если цель — решение различных бизнес-вопросов, привлечение клиентов и партнёров, организация бизнес-площадки для обмена опытом и налаживания связей.
Для обучения нужным навыкам проводят бизнес тренинги для руководителей в компании. Это мероприятия, где есть две стороны — тренер и участники (обучающиеся). Руководители для повышения своего профессионализма могут участвовать в открытых мероприятиях — для этого существуют открытые тренинги для руководителей, на которых они могут знакомиться с руководителями других компаний, налаживать деловые связи. Существуют также тренинги по развитию руководителей, однако для полноценного развития руководителей и ведущих специалистов компании этого недостаточно — нужен ещё обмен опытом. Для этого в основном и существуют бизнес-конференции. Это мероприятия, в которых участвуют две стороны — спикеры и участники (слушатели).
Цели бизнес-конференции
Конференции проходят довольно часто, они посвящаются бизнесу в целом и отдельным его направлениям, проводятся в масштабе города, области и в международных масштабах, собирают разное количество людей, проходят в очном и онлайн-форматах. Каковы их основные цели?
У спикеров своя цель, у слушателей своя. Спикеры заинтересованы поделиться важной и интересной бизнес-информацией, найти новых клиентов, продвинуть свой бренд и свой товар. Спикер также заинтересован наладить партнёрские связи, познакомиться с коллегами и конкурентами, а также усовершенствовать свой опыт спикера.
Если бизнес тренинги для руководителей, к примеру, учат ораторскому мастерству, то конференция — то место, где этот навык можно проверить и усовершенствовать на практике. Тем более, что руководителям успешных бизнесов обычно есть что сказать широкой публике и профессиональному сообществу.
Участники посещают конференции, чтобы иметь возможность услышать из первых уст о том, как строят успех эффективные компании. Иногда это единственная площадка, где можно услышать доклады некоторых лидеров. Участники получают на конференциях свежие полезные знания по определённой теме, советы и идеи, которые способны обеспечить их профессиональный рост. Помимо этого, участники конференций заинтересованы познакомиться с интересными и полезными людьми, найти единомышленников, встретиться с конкурентами.
Зарядиться
Спикеры, в роли которых на конференции часто выступают харизматичные лидеры, достигшие успеха, обычно излучают энергию и позитив, заражают всех присутствующих верой в успех. Ради этого стоит посещать такие мероприятия. Это глоток свежей энергии, которая способна поднять эффективность бизнеса участников.
Многие приходят на конференции, чтобы получить заряд энергии и порцию мотивации, которая поможет реализовать свои цели, даст новый толчок и воодушевит на свежие решения. Бизнес-тренеры, которые проводят управленческие тренинги для руководителей, тоже заряжают энергией и дают мотивацию, но на конференции собирается сразу много самых ярких и успешных людей того или иного направления или отрасли.
Цели организатора
Есть ещё организатор, который тоже преследует определённые цели. Мероприятие формирует и поддерживает имидж компании-организатора, помогает привлечь партнёров для эффективного сотрудничества.
Виды бизнес-конференций в России
В России принято проводить несколько видов бизнес-конференций.
Виды бизнес-конференций зависят от задач:
- Конференции-презентации.
- Маркетинговые конференции.
- Отраслевые.
- Дилерские.
Разделяют конференции по локализации:
- Международные.
- Всероссийские.
- Региональные.
- Смешанные.
- Локальные (внутри компании).
По типу организации:
- Локальные (проводимые в одном месте).
- Распределённые (в нескольких местах).
- Аудио-и видео-конференции.
По способу участия:
- Платные.
- Бесплатные.
На бизнес-конференции многие хотят попасть потому что это уникальный способ познакомиться с людьми, которые работают над одним проектом, и не видят друг друга в своей ежедневной работе, увидеть людей, которые работают в той же области, но никогда не пересекаются между собой и т.д.
Существуют торговые, образовательные, венчурные, сетевые и другие конференции. На конференциях обмениваются опытом, получают новые знания, знакомятся. Учёные знакомят общественность с открытиями, бизнесмены сообщают о новых продуктах и решениях.
Как организовать
Организация бизнес-мероприятия — ответственное дело и сложный процесс. Он включает в себя ряд задач: подобрать формат и тему, сформулировать задачи мероприятия, разработать программу и подобрать профессиональных спикеров.
Ещё среди задач, необходимых для успешной организации бизнес-конференции, — подготовка раздаточного материала, продвижение мероприятия, выбор места и обеспечение его оборудованием. Конечно, самое главное — информация, которую услышат участники. Подготовка к мероприятию — это серьёзный сбор информации об отрасли, проблемах, тенденциях, прогнозах, законодательной базе и много другого.
Организация мероприятия — это и подготовка, и последующее информирование о прохождении мероприятия, и информационная поддержка участников.
25-50-25
Самой эффективной формулой контента конференции считается 25-50-25. 25% — новая информация, 25% — обратная связь, 50% — кейсы из жизни. Часто конференции проходят в несколько дней, включая в себя и развлекательную программу.
Деловая пресс-конференция
Существует ещё один формат конференции — деловая пресс-конференция. Основная её цель — информирование общественности и организация общения между бизнесом и СМИ. На таких мероприятиях компанию представляют ключевые фигуры. Такие мероприятия обычно продолжаются не более часа и делятся на сообщение и ответы на вопросы СМИ.
Зачем и как
Подведём итоги. Деловые конференции — источники новых знаний, опыта и контактов. Поэтому их нельзя игнорировать, они наряду с тренингами для руководителей развивают руководителя и приносят пользу всей компании.
Для тех, кто решил организовать бизнес-конференцию — советы по каждому важному этапу.
Планирование
- Определитесь, для кого мероприятие. Опишите и сегментируйте ЦА.
- Продумайте дату. Обычно для участников своего города конференции назначают на будний день во второй части недели, а для приезжих выбирают выходные.
- Подберите место. Площадка должна быть достаточно просторной, располагать парковкой и хорошим техническим оснащением.
- По всем задачам назначьте ответственных, установите сроки и промежуточные итоги.
- Оценив все расходы, принимайте решение, какую часть можно взять на себя, а какую закрыть за счёт спонсоров и партнёров.
Привлечение партнёров
- Привлекать партнёров можно на бартерной или коммерческой основе. Бартер обычно предполагает рекламу партнёра — размещение его логотипа на пригласительных, рекламных материалах, упоминание в приветственной и финальной речах, публикации на ресурсах организатора.
- Бартером можно закрыть затраты на полиграфию, информационное партнёрство, сувенирную продукцию, кайтеринг.
- Для партнёров на коммерческой основе подготовьте несколько вариантов спонсорских пакетов со стоимостью пакета в зависимости от статуса спонсора (обычный, генеральный).
Приглашение спикеров
- Продумайте тематики.
- Составьте список признанных экспертов в каждой теме.
- Составьте приглашения и условия: что хотят спикеры за выступления и что вы хотите от спикеров.
- Обсудите предварительно длительность и формат выступления.
- Предупредите, что вам не нужны рекламные доклады (они подрывают доверие к организаторам).
- Выбирайте спикеров-практиков: конференция получится интересной и полезной.
- Соберите темы и тезисы и поработайте над тем, чтобы в докладах не было пересечений и рекламы. Для этого запросите презентации за пару недель до события и предупредите о таком условии заранее.
- Позаботьтесь о спикерах и убедитесь, что учтено все: при необходимости бронируйте для них билеты, номера в гостиницах и пр.
Составление программы
- При необходимости группируйте доклады по тематике. Если залов несколько, распределите доклады так, чтобы залы не пустовали.
- Включите в программу мастер-классы.
- Продумайте перерывы и соблюдите баланс. Гости не должны заскучать или устать от долгого сидения.
- Не затягивайте программу. Человек способен активно воспринимать новое не более 5 часов.
Подбор участников
- Для привлечения используйте все возможности рекламы в сети, привлекайте партнёров, используйте прямые продажи.
- Создайте страницу мероприятия в сети и информируйте о ходе подготовки. Выложите на сайте программу не позднее, чем за 2–3 недели.
- Предусмотрите возможность регистрации и оплаты онлайн. Предусмотрите промокод, для каждого канала продвижения свой. Это поможет собрать статистику эффективности каналов продвижения и создаст дополнительные стимулы для участия.
Распределение ответственности
- За каждой задачей закрепите куратора.
- Закрепите куратора за каждым спикером.
- Во время мероприятия у кураторов должны быть опознавательные знаки — одинаковая одежда, логотипы, надпись "Организатор" на одежде.
- Обеспечьте каждый зал модератором, администратором и техническим специалистом. Модератор выполняет роль ведущего, администратор встречает гостей и следит, чтобы всем было удобно, технический специалист настраивает технику и решает возникающие технические проблемы.
- Подумайте о хороших фотографиях. В каждом зале желателен фотограф, минимум один фотограф на два зала. Подготовьте чек-лист для фотографов, в котором укажите, какие планы нужно обязательно снять. Заранее сообщите фотографу, какой будет цвет стен на площадке.
- Видео поручите профессионалам.
Брендирование
- Разработайте фирменный стиль, чтобы мероприятие стало узнаваемым.
- Фирменный стиль нужно предусмотреть минимум для пакетов, папок, раздаточных и рекламных материалов, а также для дизайна сайта.
- Учтите фирменный стиль на мониторах конференции.
- Раздаточный материал заготовьте с запасом.
- Бейджи лучше делать неименные. Пусть гости сами заполнят своё имя.
- Используйте хештег мероприятия.
Это только некоторые советы по проведению конференций. Если вы практикуете тренинги по развитию руководителей, не забывайте и о таком формате как конференция. Руководить бизнесом эффективно — это также и обмениваться, делиться опытом, информировать общественность и сообщество отрасли о своих проектах и достижениях, а также формировать такое сообщество.
И, само собой, посещая управленческие тренинги для руководителей, не стоит забывать и о посещении отраслевых конференций, включая онлайн-конференции, которых сейчас становится все больше — как отечественных, так и зарубежных.
