Энциклопедии и словари трактуют "факсимиле" как клише-печать, воспроизводящее подпись (от лат. fac simile — сделай подобное).
Трудовое законодательство РФ не раскрывает понятия "факсимиле" и не предусматривает возможность его применения при подписании каких-либо кадровых документов.
Вместе с тем "факсимиле" встречаются в различных инструкциях, положениях, регламентах, принимаемых на уровне ведомств и организаций.
Какой правовой статус факсимильной подписи? Чем вызвано использование "факсимиле"?
В настоящей статье попробуем разобраться, насколько правомерно проставлять факсимиле на кадровых документах, и какие риски при этом существуют?
Факсимиле в трудовом договоре
Согласно ст. 67 ТК РФ "трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами".
Ни эта статья, ни в целом трудовое законодательство РФ не предусматривает возможность применения факсимиле при оформлении трудовых отношений.
Большинство специалистов придерживаются мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, так как требуется именно подписание сторонами договора (проставление собственноручной подписи).
Сторонники противоположного мнения полагают, что, поскольку нет прямого запрета на использование "факсимиле" при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно.
Проблема заключается в том, что при использовании факсимиле достаточно сложно учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с конкретным работником, что может стать предметом спора в суде. Так, К.Ю. проходила стажировку в ООО "Метаком" в качестве помощника бухгалтера. По результатам стажировки было принято решение не принимать её на постоянную работу. В судебное заседание истицей был представлен трудовой договор, изготовленный в другом стиле, с использованием факсимильной подписи директора. Представитель ответчика указанный трудовой договор не признал допустимым доказательством наличия трудовых отношений между обществом и К.Ю., мотивируя тем, что истица имела свободный доступ к печати и факсимильной подписи директора и могла самостоятельно изготовить трудовой договор. Каких-либо иных доказательств, свидетельствующих о выполнении истицей трудовых обязанностей в организации, начислении и выплате ей зарплаты в суд не представлено (Решение Ленинского районного суда г. Пензы от 08.06.2015 по делу №12–309/2015).
В то же время, если работник был фактически допущен или приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, то, несмотря на ненадлежащее заключение трудового договора или его полное отсутствие, считается, то трудовые отношения между работодателем и работником возникли.
Таким образом, факт ненадлежащего оформления трудового договора не влияет на возникновение трудовых отношений между работником и работодателем.
Указанный вывод подтверждается и судебной практикой. Так, суд обоснованно отклонил довод ответчика об отсутствии трудовых отношений с истцом, представившего трудовой договор, подписанный с использованием факсимиле. Несмотря на отсутствие в штатном расписании должности истца и сведений о начислении и выплате заработной платы, суд установил факт наличия трудовых отношений по другим документам. Судом исследовались доверенности, выданные на имя истца, определения судов, в которых истец поименован в качестве юрисконсульта организации, приказы о привлечении истца к дисциплинарной ответственности, сертификат о прохождении курса обучения, а также показания свидетелей (Апелляционное определение Московского городского суда от 24.07.2012 по делу №11–15083).
Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным или незаключённым.
Вместе с тем, применение "факсимиле" вместо собственноручной подписи руководителя может повлечь неблагоприятные последствия для работодателя со стороны государственной инспекции труда, которая может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
Использование факсимиле при оформлении других кадровых документов
Что же касается иных кадровых документов (приказы, справки и т.п.), то использование факсимиле при их подписании не противоречит действующему законодательству. В апелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Саратовского областного суда от 16.05.2013 по делу №33–2693 суд указал, что "использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства".
Исходя из личного опыта работы с кадровыми документами, хотелось бы дать некоторые рекомендации, которые позволят избежать типичных ошибок при использовании факсимильной подписи:
- Перечень документов, на которых возможно проставление факсимиле, необходимо утвердить локальным нормативным актом (инструкция, положение, регламент и т.п.). В локальном нормативном акте следует оговорить ограничения на использование факсимиле (например, во многих инструкциях есть указание, что использование факсимиле на подлинных документах, не допускается).
- Назначить приказом лицо, ответственное за проставление факсимиле.
- Во избежание злоупотреблений лучше всего проставлять факсимиле на документах организационно-информационного характера (письма, извещения, справки, приглашения, и др.).
- Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти органов субъектов федерации, другие государственные и муниципальные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.
- Желательно использовать факсимиле на копиях отправляемых документов, скрепляя их печатью организации и однотипных документах с большим тиражом.
В заключении хочу добавить, что если возникнет спорный вопрос о правомерности применения факсимиле на том или ином кадровом документе, то свою позицию вам придётся отстаивать в суде.
