Персонал скучает во время совещаний, сопротивляется нововведениям, не вдохновляется приоритетами компании. Бизнес, в котором царит хаос, нередко сталкивается с подобными проблемами, даже если в потенциале имеет высокую доходность.
При всем желании руководителя расширить бизнес и увеличить результативность компании, сделать это без помощи команды невозможно. Нужна опора — активные, осознающие, готовые брать ответственность люди. Правда заключается в том, что они существуют. Эффективную команду с сильными профессионалами может сформировать именно сам руководитель или предприниматель.
Одним из основных инструментов в решении этой задачи может стать вовлекающая технология-фасилитация. Она зародилась в США и распространилась на страны Европы. У методики много достоинств, а главное, она идеально помогает формировать системность в бизнесе.
Справка. Фасилитация это очень эффективная технология, она известна особым подходом к управлению — отсутствием директивности. С английского языка "facilitate" можно перевести как "облегчать", "упрощать", "помогать".
Механизмы фасилитации
Термином "фасилитация" обозначают комплексный подход, который даёт практические инструменты для организации эффективных групповых обсуждений. В более широком смысле, фасилитация — один из способов лидировать.
На фасилитационных сессиях лидер, фасилитатор или ведущий встречается с членами команды и с помощью поэтапных действий подводит их к желаемому результату. Полученный общими усилиями результат сессии становится понятным и близким всем участникам, устраивает каждого из них.
Справка. Фасилитатор это специалист по коммуникациям, который создаёт на сессии безопасное для всех участников пространство и вовлекает их в обсуждение.
На такой встрече лидер стимулирует всплеск творческой активности у членов команды и пробуждает неожиданную для них самих способность рождать великолепные идеи. Во время процесса отсутствуют споры и разногласия, к этому ведёт общий единый настрой, нацеленность на объединение отдельных идей в общую супер-концепцию.
В стратегических сессиях ведущими обычно выступают приглашённые, специально обученные люди. Но эту роль может взять на себя и руководитель, а также любой другой человек.
Методология помогает увеличить командную эффективность сотрудников и поднять продажи компании. Часть предпринимателей интуитивно уже использует эту технологию для решения проблем бизнеса, но не осознают этого.
Фасилитация для изменений в структуре
Предпринимателям хотелось бы, чтобы их работники быстро улавливали и внедряли новые идеи в рабочие процессы. Однако на практике часто все происходит иначе: люди не рады нововведениям.
Как побуждать персонал на изменения — этой задачей приходится заниматься большинству руководителей. И здесь на помощь приходит фасилитация.
Разберём на практическом примере. Компании нужно было нанять нового сотрудника и ввести его должность в штат. Но обнаружились сложности: старые работники не хотели принимать новичка, готовы были вставлять палки в колеса и создавать видимость, будто новый сотрудник не сумел адаптироваться к должностным обязанностям.
Чтобы решить эту проблему, собрали всю команду и провели сессию фасилитации. Встречу разделили на три условных этапа. Сначала нужно было объяснить ситуацию и поставить задачу, затем все обсудить, а после принять решение.
В начале встречи руководитель рассказал о механизме обсуждения с помощью сессии, познакомил с разными командными ролями, которые описал Рэймонд Белбин.
Эксперт по командным ролям, Белбин вычленил 9 типов поведения людей в профессиональном сообществе: мотиватор, генератор идей, координатор, аналитик, контролёр, критик и так далее.
В реальной жизни люди часто критикуют любые новые идеи, выступая, таким образом в роли критика. Но на встрече с фасилитатором им необходимо "включить" рефлексию и войти в непривычную для них роль генератора идей, т.е. переосмыслить ситуацию и посмотреть на проблему с другой стороны.
Во время второй части встречи участников попросили "выключить" внутреннего критика и честно ответить на вопрос о том, чем может быть полезно для компании введение новой должности. Неожиданно оказалось, что пользы будет много.
Затем у присутствующих снова "подключили" критическое мышление, чтобы определить риски и проблемы, которые могут по их мнению возникнуть из-за введения новой должности. И таких аспектов также нашлось немало.
В заключительной части встречи нужно было всем вместе придумать, как уменьшить или устранить эти риски. А поскольку все негативные эмоции люди уже выплеснули на предыдущем этапе сессии, они подошли к составлению плана по снижению рисков максимально объективно и разумно.
В результате обсуждения члены команды поняли, что преимуществ от нововведения гораздо больше, чем недостатков, и, наконец-то с энтузиазмом отнеслись к внедрению этой должности.
Важно. Чтобы сотрудники полностью поддержали какое-либо решение, нужно просто позволить им принять его самостоятельно.
В таком случае руководитель избежит сопротивления, изменения будут осуществляться с лёгкостью, а коллектив получит мотивацию. Это самый верный, абсолютно работающий способ заручиться поддержкой коллектива.
Как фасилитация помогает разрешать конфликты
Другой пример — конфликтная ситуация. Сотрудники спорят и обвиняют друг друга вместо того, чтобы добиваться результатов. Отдел маркетинга конфликтует с отделом продаж, отдел продаж — с производственным отделом, производственный отдел — с HR отделом, и так далее. Это типичная ситуация для любой компании.
Вот реальный случай из практики: в оптовой компании с высоким сезонным оборотом руководитель дважды за последние два года менял команду в полном составе в самый разгар наиболее прибыльного сезона. И это приводило к неудачам, а точнее, к полному провалу. В прошлом году компания "упустила" значительную часть прибыли, и в этом году ситуация в точности повторилась.
Проблема состояла в том, что сотрудники за год обрастали неприязнью друг к другу, а в межсезонье расслаблялись. Поэтому в начале пикового сезона неизбежно вспыхивали конфликты. Ведущие специалисты не выдерживали, и на острие эмоций писали заявления об увольнении.
Тогда было решено провести сессию фасилитации, чтобы команда смогла разработать рабочую схему внутренних процессов компании. Уже на первой сессии сотрудники приступили к построению структуры основного рабочего процесса, сформулировали перечень дополнительных операций, рассортировали их по значимости и приоритетности. А также определили обязанности каждого сотрудника и степень ответственности. С этой встречи люди вышли совсем другими. Они поняли, как работает ко
Люди вышли с этой встречи совершенно другими. Они осознали, как работает их компания в комплексе, их услышали и они сами научились слышать коллег. Они впервые поняли, что работают вместе ради общей цели, и начали действовать сообща, понимая: "Это моя команда".
Но самое главное: фасилитация изменила отношение сотрудников к работе и общению. За этот сезон компания пятикратно против обычного повысила свои доходы.
Чудеса действительно случаются, но одного такого сеанса редко бывает достаточно для решения всех проблем компании. Тем не менее, именно потенциально успешные, но хаотичные организации демонстрируют быстрый рост благодаря фасилитации.
Фасилитация для повышения мотивации сотрудников
Часто руководитель бывает единственным, а не только главным двигателем бизнеса. И хотя сотрудники строго следуют всем правилам и выполняют свою работу по регламенту, они не проявляют никакого интереса к жизни компании.
Иногда предпринимателя это порядком достаёт и у него возникает идея формирования ценностей компании, которые он хочет донести до каждого сотрудника. Эта идея не нова: рано или поздно любая организация приходит к ней в процессе своего развития.
В такой напряжённой обстановке в голове нередко начинает крутиться мысль: "Нужно работать, а не заниматься ерундой".
И эту задачу можно решить с помощью фасилитации. Для этого необходимо разработать план совещания и определить:
- что именно вы хотите донести;
- к какому результату прийти;
- каким образом предоставить возможность высказаться каждому и услышать других;
- как создать атмосферу, располагающую к общению.
Если все пройдёт гладко, то каждый сможет выразить своё видение целей своей работы и организации в целом. Затем можно суммировать все мнения. Таким образом, фасилитация не только помогает формулировать ценности и мотивировать команду, но и делает сотрудников более вовлечёнными. Для людей очень важно понимать, что их мнение ценят, что их вклад в общее дело имеет значение.
