У каждого человека в сутках всего 24 часа. Но каждый по-своему использует это время. В результате одни не успевают выполнять свою работу, а другие успевают ещё и отдохнуть, заняться хобби и помочь другим. Если времени у всех нас одинаково, а успеваем мы по-разному, значит, по-разному используем своё время.
Интересно, как планируют и расходуют своё время самые занятые люди планеты, например, президенты стран? В этом материале рассмотрим одну из самых популярных в мире систем планирования, автор которой — президент.
"Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные — не самые срочные", — сказал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США, автор матрицы Эйзенхауэра. Матрица (или таблица) Эйзенхауэра — один из самых популярных инструментов планирования. Её знание и применение может заменить или дополнить корпоративные тренинги по тайм-менеджменту, а её постоянное использование способно круто изменить вашу жизнь.
Матрица Эйзенхауэра удобна и универсальна. Ею могут пользоваться и простые рабочие, и главы компаний, и домохозяйки.
Дэвид Эйзенхауэр был очень занятым человеком, поэтому начал искать пути оптимизации своего времени. Популярная сегодня таблица — успешный результат его поисков.
Планирование и приоритеты
Суть инструмента — в распределении всех дел на важные, срочные, менее важные и менее срочные. Все очень просто. В этом материале разберёмся, как именно это работает на практике.
Во многих компаниях проводят корпоративные тренинги по тайм-менеджменту, существует много бизнес тренингов по образованию полезных привычек, помогающих нам быть более собранными и организованными, мы не раз писали о планировании своего дня — каждый в результате полученной информации выбирает свой оптимальный способ все успевать. Для многих таким способом стала матрица Эйзенхауэра.
Как устроен день человека, который не занимается планированием? Времени не хватает, постоянно появляются срочные задачи, на них уходит время, а они наваливаются и наваливаются. Целыми днями мы тушим пожары и "закрывает текучку", а на самые важные дела, те, которые способны продвинуть нас вперёд, поднять над самими собой, времени не остаётся. Нас затягивает рутина. Так происходит с каждым, кто не занимается планированием и не умеет расставлять приоритеты.
Именно важные дела ведут нас к прорывам, но мы занимаемся срочными. Есть срочные важные, есть срочные неважные, но это не сразу понимаешь — все, что срочно, кажется важным.
Инструмент, о котором мы поговорим, отвечает за ключевое для успеха — за планирование и приоритеты. Планирование помогает упорядочить каждый наш день, а приоритеты — быстрее приближаться к цели за счёт выполнения задач в оптимальном порядке.
Путь к цели
От грамотного планирования эффективность повышается в разы. Только представьте: два человека потратили одинаковое время на работу, одинаково старались и выполняли каждую задачу на совесть, одинаково вложили силы и время, а в результате один оказался более эффективным, чем второй. Почему? Везение? Нет, приоритеты. Один делал прежде всего самые приоритетные дела.
Дело не только в упорстве и в прилежном отношении, важен порядок выполнения задач. Вот и весь секрет более быстрого пути к цели.
Люди приходят к этому по-разному. Узнают от успешных близких, во время мастер-классов по планированию в рамках корпоративного образования, читая мотивирующие книги об успехе, на бизнес тренингах компании по эффективности. В одной из самых популярных бизнес-книг, С. Кови о 7 навыках, в качестве хорошего совета было подробно рассказано, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Благодаря этому инструмент стал известен и популярен во всем мире.
Методика
Метод предназначен для планирования своего дня. Поделите лист на четыре части. Каждая — для списка дел одной из категорий.
- Несрочные важные.
- Срочные важные.
- Срочные неважные.
- Несрочные неважные.
В первую очередь нужно сделать срочное и важное, а в последнюю — несрочное и неважное.
Важность задач зависит от ваших жизненных целей, поэтому нужно найти время и упорядочить личные цели и приоритеты.
Распределив все дела на четыре категории, нужно понять, что делать в первую очередь, что дальше, а что вообще можно не делать.
Правила просты:
- Обязательно выполняем дела несрочные, но важные. Для них находим место в расписании. Если вы будете их выполнять, со временем станете тем человеком, которым хотели бы стать.
- Старайтесь организовать свою жизнь и работу так, чтобы было как можно меньше дел срочных и важных, так называемых пожаров. Они занимают массу времени и нервов, отвлекают от других дел и обычно случаются из-за неправильного планирования.
- От неважных и не срочных дел лучше отказаться совсем.
- Срочные неважные дела лучше всего поручить другим людям, или службам и сервисам.
Корпоративные бизнес тренинги по тайм-менеджменту часто включены в программы корпоративного образования, они будут полезными для приобретения навыков производительности. Самое главное при высокой производительности — идти в нужном направлении, чтобы не получилось быстрое и эффективное движение в пункт, который нам не нужен.
Когда стоит применять квадрат Эйзенхауэра?
Когда у вас появляется ощущение, что обязанностей больше, чем возможностей их выполнять, когда рабочие дела начинают сливаться с личными, когда вы замечаете, что тревожность нарастает — необходим грамотный тайм-менеджмент.
Матрица Эйзенхауэра — один из инструментов планирования, очень действенный и популярный, стоит попробовать его использовать. Обучить пользоваться матрицей вас могут на мастер-классе в рамках корпоративного образования или на бизнес-тренинге по тайм-менеджменту, организованному компанией.
В чем разница между важными и срочными задачами
При работе с матрицей может возникнуть вопрос: чем отличаются важные задачи от срочных? Чтобы определить, важная ли задача, можно задать себе вопрос: пострадает ли проект, если эту задачу не выполнить? От невыполнения важных задач страдает проект в долгосрочной перспективе, кроме того, от их невыполнения зависит работа других людей.
Часто срочными становятся задачи, не выполненные в срок или которые мы не начали делать в срок. Если все делать своевременно, срочных задач будет все меньше. Если опаздываете, лучше извинитесь и переназначьте задачу на другой день.
Как работать с матрицей
Квадрат срочных и важных задач можно назвать СДЕЛАТЬ. Сюда относятся самые приоритетные задачи, связанные со здоровьем, решением кризисных ситуаций, предупреждением различных неприятностей и продвижением к общему прогрессу.
Квадрат долгосрочных важных задач можно назвать ОТЛОЖИТЬ. Лучше выделить для них время в расписании. К этим задачам можно будет приступить, как только будут выполнены срочные и важные.
Срочные неважные можно назвать ДЕЛЕГИРОВАТЬ. Это актуальные задачи, которые нужно выполнить, но они не способствуют вашей продуктивности. Их лучше передать кому-то другому.
Остальную категорию лучше назвать УДАЛИТЬ. Это задачи, которые только отвлекают.
Полезные советы
Многим удобно использовать цвета для обозначения квадратов. Рекомендуют также разделять личные и профессиональные задачи.
Полезным будет ограничивать количество задач в каждом квадрате. Оптимальным количеством будет по 5–6 пунктов.
Составляйте план с вечера. Утром тяжелее вспомнить, что за день было сделано, а что нет.
Используйте мобильные приложения для планирования на основе матрицы Эйзенхауэра:
- Focus Matrix. Приложение для IOS. Понятный и красивый дизайн, возможность устанавливать дедлайны, добавлять теги. Есть напоминания и фильтры для поиска задач. Можно выбрать бесплатную или платную версию. В платной больше опций и отсутствует реклама.
- Taskman. Приложение для IOS. Можно использовать 9 квадратов. Приложение бесплатное. Из недостатков — нет напоминаний.
Параллельно с матрицей Эйзенхауэра можно использовать другие приложения для личного и командного планирования:
- Todoist.
- Asana.
- Trello.
- Basecamp.
- Jira.
Планирование значительно повышает продуктивность и помогает достичь того, что было бы без планирования недоступным.
