Путевые листы при использовании автомобиля в служебных целях
Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.
Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.
Порядок заполнения путевых листов на штатных водителей компании может отличаться от порядка заполнения путевых листов на работников — не водителей.
Например, необходимость отметки врача в путевом листе напрямую связана с должностью работника, использующего автомобиль. Все водители компании должны обязательно проходить предрейсовый медицинский осмотр (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 №196-ФЗ). Но это правило действует лишь в отношении лиц, принимаемых на работу в качестве водителей транспортных средств (п. 3 ст. 23 от 10.12.1995 №196-ФЗ).
Если работники, использующие свой личный автотранспорт в служебных целях, не трудоустроены в качестве водителей, им не нужно проходить предрейсовый медосмотр.
Чтобы у контролирующих органов при проверке не возникло вопросов относительно отметки врача, организация вправе разработать свою форму путевого листа. В таком случае в бланк путевого листа можно не включать раздел о предрейсовом осмотре. Также можно использовать унифицированную форму путевого листа легкового автомобиля, в которой отсутствует раздел о медосмотре.
Если компания решит разработать свою форму путевого листа, в неё нужно включить обязательные реквизиты (Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 №152).
Поездка от дома до офиса
Иногда работодатели выдают сотрудникам служебные автомобили. Затраты на ГСМ можно учесть в расходах предприятия, если поездки связаны со служебной необходимостью.
Поездку на автомобиле от дома до офиса и обратно нельзя считать служебной. Такие поездки ФНС относит к личным поездкам сотрудника. Таким образом, в целях налогообложения учесть затраты на бензин, израсходованный на дорогу до офиса, компания не имеет права. Такие затраты не являются экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ).
Расходы на ГСМ для личных поездок работника работодатель возмещать не обязан. Согласно ст. 168.1 ТК РФ сотрудникам с разъездным характером работы работодатель возмещает затраты, связанные со служебными поездками.
В исключительных случаях компания может оплачивать дорогу от дома до работы. Например, если офис находится в отдалённой местности и общественный транспорт там не ходит. Однако такие расходы придётся обосновать и доказать производственную необходимость.
Безвозмездное использование личного автомобиля директора
Если директор компании использует личный автомобиль для решения служебных вопросов, можно оформить с ним договор безвозмездного пользования транспортным средством (ст. 689 ГК РФ).
К договору безвозмездного пользования применяются такие же правила, как и к договору аренды.
У физического лица при передаче автомобиля не возникают налоговые обязательства.
У организации, получившей автомобиль по договору безвозмездного пользования, возникает внереализационный доход (п. 8 ст. 250 НК РФ).
При получении в безвозмездное пользование автомобиля оценка доходов организации осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учётом положений ст. 105.3 НК РФ. Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком — получателем имущества документально или путём проведения независимой оценки. Например, цены на аренду аналогичных автомобилей можно узнать из объявлений, опубликованных в интернете.
Сумму дохода по полученному в безвозмездное пользование автомобилю следует отражать в учёте каждый месяц в течение всего срока действия договора.
Учёт топливных карт
Топливо компания может приобретать за наличные деньги, а может заключить договор с АЗС и приобретать ГСМ по топливным картам.
Если топливные карты приобретаются за плату, расходы на их приобретение можно отразить как расходы по обычным видам деятельности. Стоимость карт списывается в бухгалтерском учёте единовременно (п. 5 ПБУ 10/99). В налоговом учёте стоимость топливной карты включается в состав материальных расходов (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Карты на бензин можно учитывать на забалансовых счетах в разрезе сотрудников — держателей данных карт. Списать топливную карту с забалансового учёта следует при её утрате или в момент расторжения договора с АЗС.
Количество топлива, полученного по карте, определяется по накладной от поставщика ГСМ. Также можно сверить количество приобретённого бензина с чеками терминала АЗС, которые выдаются при каждой заправке бензином.
