Вам предстоит кропотливая работа и небольшие шансы на победу, особенно если вы находитесь в конкурентной среде и имеете продукт с неявными преимуществами, которые трудно объяснить с помощью стандартизированной анкеты поставщика.
С другой стороны, если компания — потенциальный клиент запрашивает предложение, это может означать, что сделка может быть намного больше, поэтому стоит потратить время на ответы на вопросы и прохождение процедуры.
В этой статье мы погрузимся в тему тендеров и запросов предложений — что это такое, почему компании — клиенты их используют, когда их следует делать и как настроить себя на победу.
Запрос предложений — это такая форма закупки, при которой заказчик направляет потенциальным поставщикам официальный запрос на предоставление предложения по поставляемым товарам, работам или услугам.
Почему компании отправляют запросы предложений?
Итак, давайте сделаем небольшой шаг назад, чтобы понять, ПОЧЕМУ компании вообще пользуются запросами предложений.
Запросы предложений для тендеров появились вместе с отделами по закупкам. Идея заключалась в том, чтобы гарантировать компаниям хорошие (низкие) цены на товары и услуги, которые они закупают.
Отделы закупок должны снимать с владельцев бизнеса хлопоты и бремя выполнения требований и переговоров с поставщиками.
Однако, это сильно ударило по бизнесу, особенно по крупному.
Подобная процедура усложняет процесс выбора поставщика включением лиц, принимающих решения (ЛПР) и лиц, влияющих на решения (ЛВР) которые зачастую до конца не знают, как на самом деле будет реализован и/или использован продукт. Они могут не являться пользователями, поэтому им часто бывает сложно осмыслить определённые преимущества и выгоды ваших продуктов и решений.
Другой неожиданный побочный эффект заключается в том, что многие сотрудники отделов закупок используют стандартизированный и упрощённый процесс запроса предложений, которые не добавляют ценности процессу принятия решений и занимают значительное время оценки. В то же время могут теряться финансовые выгоды от покупки этого типа продукта.
В частности, технология часто становится жертвой данного процесса. Компания тратит 6–12 месяцев на то, чтобы просто принять решение по продукту, когда буквально через год — полтора технология может устареть.
При этом отделы закупок могут пребывать в неведении.
Но давайте не будем жаловаться на недостатки и вместо этого искать возможности для победы.
Стоит ли вам участвовать в этом непростом процессе закупок?
Вопросы, который вы должны задать себе, прежде чем углубляться в запрос предложений:
- Знакомы ли мы с пользователями (бенефициарами) этого тендера?
- Смогу ли я (мы) провести встречу с ЛПР, ЛВР?
- Подходит ли наш продукт для этого бизнеса? Если нет, насколько важны те недостающие элементы, которые мы не можем выполнить?
- Каков первоначальный настрой человека, подающего запрос предложения? Он просто читатель или тот, кто поможет нам в этом процессе?
В каждой компании клиента будет свой уровень допуска для таких высокорисковых и высокоприбыльных сделок.
Итак, вместе со своей командой обдумайте эти вопросы и выясните:
- Сможете ли вы убедить их НЕ делать запрос предложений?
Когда продавец слышит, что потенциальный клиент, с которым он контактировал, намерен объявить тендер, это может вызвать разочарование, особенно если он уже провёл с этим клиентом несколько встреч.
Многие продавцы просто с грустью воспринимают эту новость и "бредут на Голгофу".
К счастью, это не единственный вариант. Нет ничего плохого в том, чтобы отказываться от плана вашего потенциального клиента объявить тендер. Как обсуждалось ранее, процесс запроса предложений у закупщиков в лучшем случае бывает несколько упрощённым — универсальным для многих продуктов.
А почему не спросить своего потенциального клиента отказаться от этой идеи, особенно если у вас есть какие-либо отношения с ним? По результатам исследований продавцы — чемпионы могут убедить их примерно в 30–40% случаев.
В остальных 60–70% случаев процесс запроса предложения находится вне контроля бизнес-бенефициаров. В этом случае противостояние с ними только отдалит вас от вашего потенциального клиента.
Для начала вам нужно полностью понять потребности клиента.
Понимание потребностей и проблем вашего потенциального клиента, а также степени их срочности имеет решающее значение для создания убедительных аргументов в пользу отказа от тендера.
Например:
"Уважаемый клиент, вы сказали, что вам нужно увеличить выручку на 20% в этом году. Праздники — ваш самый большой сезон продаж, и наш продукт может повлиять на вашу способность осуществить ваши поставки для подготовки к праздникам. Наше решение внедряется и запускается примерно за 3 месяца. Это означает, что если вы совершите покупку в течение следующих 30 дней, у вас будет 4 месяца использования нашей технологии, чтобы подготовить вас к успешному праздничному сезону для достижения ваших целей.
Если вы перейдёте к процессу запроса предложений, на это может уйти дополнительно ещё 6 месяцев, в результате чего любой продукт, который вы в конечном итоге выберете, станет бесполезным и не повлияет на ваш праздничный сезон в этом году.
Насколько важно достичь этой цели в 20%? Что произойдёт с вами лично или с вашим отделом, если вы не достигнете цели?"
Сравнивать процесс запроса предложений с их целями и то, как это лично отрицательно на них повлияет, — СИЛЬНЫЙ и убедительный аргумент.
Даже если тендеры считаются нормой или абсолютом в компании, в ряде случаев есть способы обойти это, если оказывается значительное негативное влияние на бизнес.
Ваш потенциальный клиент может ответить вам примерно так:
"Если мы не достигнем 20%, это будет крайне негативно для нас — меня даже могут уволить. Однако нам сказали, что мы должны объявить тендер, поэтому я не знаю, что делать"
Вот как вы можете ответить:
"Я периодически сталкиваюсь с ситуацией, когда сотрудники закупок обходят тендеры, привлекая высокопоставленное лицо в компании, которое своей властью может изменить процесс закупок. Кто может быть таким лицом в вашей организации, для которого невыполнение цели в 20% было бы катастрофой?
Я готов вам письменно подготовить аргументы в пользу прямых закупок, чтобы вы могли представить их соответствующему руководителю. Вам будет проще с данными аргументами — в пользу прямого контракта, без тендера"
Смысл этого в том, чтобы облегчить вашему потенциальному клиенту возможность привести аргументы и отказаться от тендера.
Если это не сработает, ничего не потеряно, потому что у вас всегда есть возможность участвовать или нет в тендере.
Мораль этой истории такова: вы не можете остановить тендер, если не попытаетесь остановить его.
Как вы можете настроить себя, чтобы выиграть тендер?
Итак, в 60–70% случаев, когда вы не можете остановить тендер, все же есть соответствующие шаги, которые вы можете предпринять, чтобы увеличить свои шансы на победу.
В начале статьи я упомянул, стоит ли вам вообще участвовать в данной процедуре. Один из этих вопросов: "Сколько времени вы смогли общаться с бизнес-бенефициарами (пользователями) до объявления запроса предложений?"
Если ответ — "Достаточно много", у вас есть фантастическая возможность сильно повлиять на весь процесс.
Когда компания клиент объявляет тендер, она должна представить список требований к закупаемому продукту или услуге. Это очень трудоёмкий и длительный процесс, особенно если то, что они хотят приобрести, имеет множество характеристик и технических деталей (А так чаще всего и бывает)
Предоставьте своему клиенту "готовый шаблон запроса предложения", в котором вы выписываете требования, которые им необходимо учесть. Такой подход очень нравится вечно загруженным сотрудникам закупок.
Другое преимущество этой стратегии состоит в том, что вы можете предоставить шаблон запроса предложения, который учитывает ваши сильные стороны и недостатки ваших известных конкурентов. Вы можете добавить элементы, которые клиент никогда бы не рассмотрел, и представить их как критически важные для успеха выбранного решения.
Клиент, конечно, внесёт изменения в ваш шаблон, но, в конце концов, вы проделали серьёзную работу, и, как правило, они редко делают существенные правки. Ваши потенциальные клиенты заняты, и последнее, чего они будут делать, — это ходить, собирая требования от всех своих коллег в компании.
Другой вариант, который у вас есть, особенно если у вас не получилось общение с бизнес-бенефициарами до того, как был объявлен тендер, — это просто заранее добавить стратегические разделы в данный документ для демонстрации вашего опыта и уникальности ваших продуктов и услуг.
Если в запросе нет раздела о поддержке клиентов, обязательно добавьте его. Клиенты почти всегда это ценят и благодарны за дополнительную информацию.
Суть этих примеров в том, что, на первый взгляд, тендерные процедуры выглядят очень жёсткими, но на самом деле они могут быть чрезвычайно гибкими, если правильно подойти к организации процесса.
Например, если вы считаете, что в документ нужно больше данных, добавьте их. И об этом обязательно сообщите человеку, который направил запрос предложений, чтобы подтвердить, что это нормально. Случаев, когда требуют отвечать только на заданные ими вопросы, не так и много.
Что такое типичный шаблон готового запроса предложения?
Смысл создания шаблона запроса предложений — облегчить жизнь вашим клиентам. И, естественно, писать на их языке и упростить внесение ими необходимых корректировок в документы.
Ваш клиент занят, а запросы предложений отнимают много времени. Чем больше вы напишете для них, тем больше вероятность, что они будут использовать именно то, что вы предоставили. Это означает, что вы можете серьёзно повлиять на каждый аспект запроса и значительно выиграть у конкурентов.
Ниже приведён формат, которому можно следовать независимо от продукта, который вы продаёте.
- Проблема: укажите типичную проблему, с которой сталкиваются клиенты. Используйте информацию, которую вы собрали во время начала контакта, с их сайта, с вашей CRM системы.
- Видение: изложите ваше видение того, как будет выглядеть решение и как оно поможет бизнесу клиента.
- История компании:
Название компании
количество работников
Лет в бизнесе
Годовой доход
Кол-во клиентов
- Подход к безопасности: в наши дни безопасность данных и подходы вас как поставщика очень важны. Не забудьте включить этот раздел. Это поможет вашему клиенту отсеять компании, которые будут нести слишком большой риск из-за устаревших методов обеспечения безопасности.
- Характеристики продукта: это список характеристик и функций, которые имеют решающее значение для реализации и успеха. Обязательно распределите вопросы по типам функций, если ваш продукт сложный. Вопросы о функциях, которые подчеркнут, насколько вы лучше.
- Что отличает ваш продукт от конкурентов и в чем вы выделяетесь.
- Адаптация и обучение. Убедитесь, что у вас есть раздел, в котором клиенту предлагается спросить о подходе поставщика к адаптации и обучению. Это критически важный момент для достижения успеха для клиента, но его часто игнорируют. Выделив это, они увидят, насколько важно наличие поставщика с сильным подходом к адаптации и обучению, и это поможет вам противостоять вашим конкурентам.
- Постоянная поддержка клиента: раздел, в котором описывается тема долгосрочной поддержки — также очень важна и часто игнорируется в запросах.
- Затраты: Конечно, создайте этот раздел и опишите, как структура затрат должна работать для этого типа продукта. Вы можете добавлять темы, которые соответствуют структуре затрат вашей компании и её стратегической выгоде. Это отличный способ отстроиться от ваших конкурентов.
Как видите, тендеры не для слабонервных. Однако получение правильного запроса предложений может стать большой победой не только для вашей компании, но и для вас как профессионала.
Не погружайтесь в процесс запроса предложения, пока не изучите возможности и не убедитесь, что у вас есть реальные шансы. Положитесь на свои связи и сделайте все возможное, чтобы облегчить жизнь потенциальному клиенту.
Конечно, в таком сложном деле не бывает 100% результатов, но теперь вы вооружены информацией, необходимой для того, чтобы выиграть больше, чем проиграть.
