В последние годы многие бизнес тренинги и семинары в Москве предлагали научить нас тайм-менеджменту, чтобы выживать и побеждать в условиях мегаполиса и конкуренции в бизнесе. Надо все успевать, или проиграешь. Сейчас появилось много онлайн-тренингов, которые учат тайм-менеджменту в условиях самоизоляции. Прежде, чем искать спасения вовне, давайте вспомним классические приёмы планирования рабочего дня и попытаемся их применить в нашей текущей ситуации.
Нейронаукой подтверждено, что наш мозг любит списки — ему легче справляться со структурированной информацией. Доктор психологии Даниэль Левитин (Daniel Levitin) определил, что большинство людей могут помнить лишь о четырёх вещах одновременно, поэтому мы нуждаемся в том, чтобы заглядывать в список дел. Хаос и отсутствие порядка затрудняет достижение результата, поэтому мы и планируем, составляем списки, сортируем задачи.
Типы задач
Для упорядочивания всех дел полезно поделить задачи на типы, так будет легче их распределять.
Традиционно задачи делят на типы:
- Жесткие.
- Гибкие.
- Бюджетируемые.
Жёсткие строго привязаны ко времени: переговоры на 13:00, созвон с 15:00 до 16:00, онлайн-тренинг ManGO! Games с 15:00 по 17:00.
Гибкие не привязаны к времени: уточнить контакты бизнес тренера по маркетингу, узнать время конференции, заказать билеты.
Бюджетируемые требуют времени, но не привязаны к конкретному моменту. Они крупные по объёму, приоритетные и требуют ощутимого временного ресурса: собрать информацию о спикере — 1 час, изучить график бизнес тренингов и семинаров в Москве по тайм-менеджменту — 2 часа, выбрать тему тренинга для сотрудников — 2 часа, подготовиться к выступлению — 5 часов.
Правила планирования
Разные типы задач планируются по-разному. При планировании учитываем все типы задач и приоритезируем их.
Жёсткие задачи планируются по сетке времени. С момента начала рабочего дня к каждому часу можно привязать ту или иную жёсткую задачу.
Чтобы план был реальным и выполнимым, учитывайте "буферные зоны" — резервы времени.
После того, как жёсткие задачи на день закреплены к сетке, нужно подготовить исчерпывающий список гибких задач. Обычно гибкие задачи вносят в колонку справа относительно сетки времени. Это удобно сделать, если в плане предусмотреть три столбца: Часы / Жёсткие задачи / Гибкие задачи. Только гибкие задачи, в отличие от жёстких, не привязываются к часам, а записываются общим списком друг под другом.
Среди гибких задач обычно есть приоритетные — их в списке выделите цветом. Приоритетными могут быть уточняющие задачи. Они связаны с организацией собственного рабочего распорядка или подчинённых, например, планирование внутренних мероприятий для сотрудников. В гибких приоритетных задачах также окажутся безотлагательные — без которых нарушится рабочий процесс, например, согласовать или подписать контракт. Приоритетными также являются стратегические задачи — от их выполнения зависит достижение стратегических целей, например, утвердить или составить концепцию, организовать тренинг по целям.
Приоритетные задачи маркируем — выделяем цветом или подчёркиваем. Как видим, некоторые из них одномоментные, а некоторые требуют времени — бюджетируемые.
Бюджетируемые задачи добавьте во временную сетку, бронируя на них время, исходя их характера задачи (например, некоторые можно разбить на части, некоторые лучше выполнять в первой половине дня). Во временной сетке должно быть зарезервировано не более 60–70% всего рабочего времени. Жёстко планировать и одновременно бюджетировать все рабочее время или даже более 70% рабочего дня просто нереально.
В свободное от зарезервированных задач время следует выполнять гибкие задачи, начиная с приоритетных.
Таков классический подход к планированию рабочего дня. Разберёмся, откуда брать задачи.
Суть технологии планирования 1-7-365
Для планирования рабочего дня задачи собирают заранее. Иначе долгосрочные планы могут пропасть из нашего поля зрения.
Для контроля задач, их собирают заранее и группируют в тематические блоки. Есть много удобных приложений и сервисов для фиксирования и группировки задач, о чем мы ранее.
Группируя задачи, используйте для них "секции": день, неделя, год. Можно также добавить другие: проект, работа.
Например, проведение тренинга для сотрудников или составление программы цифрового обучения можно определить как задачи к выполнению в течение месяца, выбор из предложенных кандидатов бизнес тренера по маркетингу нужно в течение недели, а тренинг по целям, в котором вы непосредственно участвуете, запланирован строго на сегодня, к тому же на определённые часы.
Задачи добавляются в списки с учётом группировки или заносятся сначала в общий список, а потом разбираются и сортируются в отведённое время. Используя современные сервисы, можно просматривать отсортированные задачи из разных позиций. Одна и та же задача, к примеру, может одновременно входить в разряды "проект" и "неделя".
Если вы соберёте задачи описанным выше образом, то при личном планировании на день будете использовать 3 основные позиции:
- День: задачи на сегодня, составляющие план дня.
- Неделя: срок исполнения таких задач ограничивается неделей или текущим месяцем.
- Год: все долгосрочные задачи.
Как планировать день с использованием технологии 1-7-365
Вечером, составляя план на завтра, просмотрите раздел "неделя". Задачи, которые уже требуют выполнения, анализируются, разбиваются на более мелкие и добавляются в раздел "день". Все, что попало в этот раздел, планируйте по выше описанному сценарию с учётом типов задач: жёсткие, гибкие, бюджетируемые.
Раз в неделю отбираем задачи из раздела "год" в раздел "неделя".
Например, спланировать внутренние мероприятия для сотрудников на следующий год можно в течение года, но наступит момент, когда эта задача попадёт в раздел "неделя", после чего будет разбита на подзадачи и попадёт в дневные планы.
Метод "Альпы"
Есть много подходов к технике планирования на день. Один из них — ежедневное планирование по методу "Альпы". Название символизирует восхождение к цели. Метод заключается в выполнении пяти шагов:
- Задачи.
- Приоритеты.
- Время.
- Рационализация и делегирование.
- Выполнение и контроль.
Первый шаг. Задачи. Это лучше делать вечером, хотя многие успешно практикуют утром. Запишите все задачи на день. Количество их должно быть 5, 7 или 9. Доказано, что человек не способен сконцентрироваться на более 9 пунктах одновременно, а оптимальное количество одновременно контролируемых объектов 7 ± 2.
Если мы используем технологию 1-7-365, то у нас уже будет список в категории "неделя". В противном случае нужно составить список ближайших задач на неделю, ежедневно дополнять его по мере поступления и выбирать из них по 5 — 9 на день. При таком подходе со временем все равно в списке будут появляться долгосрочные задачи, которые будут усложнять выбор задач на день и в конце концов определятся в список долгосрочных задач.
Второй шаг. Приоритеты. Получив список задач на день, распределяем их по важности. Каждый находит свой способ — выделяют маркером, подчёркивают, нумеруют или помечают по принципу АВС.
Третий шаг. Время. Каждую задачу оцениваем по времени. Для ежедневных повторяющихся задач стоит провести хронометраж — ежедневная фиксация и замеры для определения планового времени. Не забываем о правиле: жёсткие и бюджетируемые задачи в сумме не должны составлять более чем 60–70% рабочего времени.
Четвёртый шаг. Рационализация и делегирование. Получив результат предыдущих шагов, проанализируйте задачи. Можно ли какие-либо из них делегировать, можно ли выполнить их быстрее и при каких условиях, можно ли привлечь меньше ресурсов и что для этого нужно. По результатам анализа внесите корректировки.
Пятый шаг. Выполнение и контроль. Последний шаг, на котором формируют жёстко-гибкий план дня, приступают к выполнению задач и контролируют этот процесс. В конце рабочего дня принимаются решения по невыполненным и незавершённым задачам. Их переносят на другие дни, откладывают или отменяют.
Почему при планировании важно учитывать ключевые области
Существуют очень важные сферы бизнеса и жизни, которые требуют результатов. Это ключевые области. Их нужно периодически пересматривать и учитывать при составлении плана задач. Если их не учесть — может отдалиться глобальная цель, ради которой вы выполняете свои каждодневные задачи. Для их определения тоже существует чёткий алгоритм.
Как определить ключевые области? Выделите на это немного времени, запишите каждодневные дела, сгруппируйте их по тем или иным признакам, назовите группы. Это ключевые области ваших задач. Их не должно быть больше 10.
Далее сформулируйте свои самые важные цели в жизни и работе, учитывая свои взгляды, желания, умения. Лучше всего записывать спонтанно, не погружаясь в мыслительный процесс. Скорей всего это будут большие цели, слишком крупные, чтобы быть обычными задачами. Разбейте их на части и добавьте в общий список задач. Убедитесь, что они отображены в ключевых областях.
Некоторые цели трудно выполнить, потому что они нереальны или неправильно сформулированы. Традиционно для формулировки целей применяют технологию SMART.
SMART-цели
Цель, составленная по SMART-технологии, считается качественной: она достижима, с чётким измеряемым результатом, согласована с другими целями и привязана к срокам. А разве вам нужны невыполнимые или выполненные не ко времени цели? Технология в самой своей структуре предусматривает установку критериев качества цели.
- S (Specific). Цель должна иметь конкретный результат. Этот результат должен быть чётко сформулирован и трактоваться однозначно.
- M (Measurable). Цель должна измеряться. Иначе как проверить, что она достигнута.
- A (Agreed). Цель должна быть согласована с другими целями. Кому нужна битва целей, в которой выживут не все.
- R (Reаlistic). Цель должна быть достижимой. Иначе нас ждёт разочарование. Вряд ли это то, что вам нужно.
- T (Time related). Цель должна быть ограничена по времени. Ставя цель, назначайте ей сроки.
В нем вы узнаете, что значит действовать реактивно и проактивно, что происходит, если целей нет, какие жизненные аспекты учитывают люди при установке целей и какие цели лучше — амбициозные или скромные.
