Бывает, нужно презентовать результаты работы, но они неутешительны. Это не значит, что команда сработала плохо, или компания не стремилась к успеху. Причины могли быть разными, но нужно расположить слушателя их воспринять. В такой ситуации становится особенно важным грамотно презентовать информацию.
На тренингах для руководителей по презентациям учат представить информацию в самом выгодном свете, а лучшей иллюстрацией такого представления и лучшим уроком презентации могут стать примеры реальных презентаций реальных генеральных директоров перед владельцами своих компаний. Поучимся у них!
Умелый руководитель может представить даже самые неприглядные показатели так, что у владельца останется положительное ощущение от отчёта. Рассмотрим приёмы, помогающие правильно преподнести негативные результаты, не прибегая к обману.
Свести на нет негатив от реальной информации, представленной в отчёте, умелым руководителям помогали некоторые хитрости с цифрами и грамотно расставленные акценты. В нашем материале представлены советы на основе презентаций и рекомендаций председателя совета директоров Basis Investment Company, директора по закупкам и внешней экономической деятельности компании "Вартон", директора компании и эксперта переговорных технологий "Менеджмент".
От руководителя ждут предложений
Владелец не ждёт от презентации разоблачений и драматизации. Даже если все плохо, руководитель не должен акцентировать на этом, он должен предлагать. Опытные руководители рекомендуют учитывать, что владельцы ждут от руководителя побед и достижения целей.
Задача руководителя — во-первых, показать реальную и хорошо проанализированную картину происходящего. Это даёт уверенность в том, что вы владеете ситуацией. Во-вторых, у вас должно быть чёткое мнение по ситуации и предложения по дальнейшим шагам. Чёткое, ясное и комфортное для восприятия изложение можно отработать на тренинге по презентации.
Составление визуальной части презентации тоже играет роль. В этом также помогут тренинги по презентациям и, надеемся, наши рекомендации. Некоторые важные советы мы давали в статье "Как захватить и удерживать внимание аудитории во время выступления, семинара или конференции", команда ManGO! Games для обучения успешной презентации разработала и проводит тренинг по презентации "Презентация без стресса", в котором тоже уделяется внимание визуальной составляющей презентации.
Подготовьте слушателей. Если файл презентации или отчёта содержит не очень приятные данные, но составлен грамотно и профессионально, его лучше разослать накануне презентации, лучше за несколько дней. Тогда эмоции успеют улечься, а участники получат время на погружение в проблему и подготовку к презентации.
Заручитесь поддержкой. Если предстоит отчитываться перед несколькими собственниками, проведите с одним из них встречу перед презентацией, обрисуйте проблему и заручитесь пониманием. Это обеспечит на презентации как минимум одного если не сторонника, то сопереживающего.
Предлагайте решение. Предоставляя неутешительную информацию, дополняйте её своей краткой программой по устранению негативных явлений и выходу на позитивные результаты вместе со сроками реализации предлагаемого плана действий.
Руководитель должен осознавать свою ответственность за результат
Новости бывают и плохими, но важно их правильно преподнести. Психологи советуют сообщать плохие новости в ровном спокойном тоне, в конструктивном состоянии, без примеси страха или чувства вины.
Как избавиться от страха? Посетите тренинги по презентации для руководителей и укрепите веру в свой профессионализм. Примените такой приём: определите, что может быть самым страшным, мысленно подготовьтесь к такому исходу и смиритесь с ним.
Как избавиться от чувства вины? Помните, что вина — исключительно негативное чувство, направленное на саморазрушение (в отличие от чувства совести). От чувства вины нужно избавляться всеми доступными способами. Чувство вины вызывает беспомощность и блокирует желание действовать. Избавить от чувства вины может осознание своей ответственности за результат.
Сообщать плохие новости лучше в дневное время, чтобы в течение дня можно было переварить неприятную информацию и нивелировать её до того, как закончится день.
Приёмы подачи информации
Чтобы смягчить восприятие, используют различные приёмы. Рассмотрим некоторые из них.
Позитивных фактов должно быть не меньше, чем негативных. В начале и в конце подавайте положительную информацию. Как именно подавать информацию, чтобы она воспринималась максимально легко, можно узнать на тренингах по презентации. Они полезны тем, что техника подачи начинает контролироваться автоматически, позволяя сосредоточиться при подготовке презентации на стратегических моментах.
Чёткий и развёрнутый анализ. Если показатели упали, проанализируйте и представьте свой анализ перед слушателями чётко, детально и понятно. Это не должно выглядеть как оправдание. Уделите внимание инфографике для понятной визуализации (на тренинге по презентации можно почерпнуть много полезных идей в этом направлении). К примеру, если произошло падение курса валют, чётко покажите на цифрах и в относительных величинах, что расходы возросли, а доходы остались на прежнем уровне.
Анализ конкурентов. Собственники обычно стремятся увеличивать долю рынка в денежном и товарном выражении. Достичь одновременно одновременно и того и другого невозможно. Этим можно воспользоваться, представляя информацию. Если упала доля рынка в товарном выражении, можно сослаться на демпинг конкурентов, подчеркнув сохранение рентабельности. Если упала рентабельность, можно обратить внимание на рост клиентов и раскрыть перспективы новых продаж. Как лучше это представить, научат тренинги по презентации или по продажам.
Отсылка к планированию. Если бюджет урезали, а план оставили, покажите, каких показателей можно было бы достичь, если бы вы израсходовали, к примеру, на 30% больше средств.
Перспективы на будущее. Уделите внимание прогнозам на будущее, стартуя с текущими показателями.
Мнение компании. Помогите своим отчётом сформировать мнение собственника. Например, такими фразами: "Да, проблемы есть, но мы реализуем стратегию, которая поможет быстро выйти на новый уровень".
Демонстрация погружения в бизнес
Во время выступления демонстрируйте глубокое погружение в бизнес. При этом ваш доклад должен быть доступным и содержательным. Для этого действуйте в четыре этапа:
- Этап 1. Уделите время предыстории. Выделите причины проблем, расскажите, как принимали решения и что планировали, на что рассчитывали, с кем утверждали планы, когда, с кем и при каких обстоятельствах. Далее обратите внимание на то, что изменилось в ходе выполнения плана, выделяя при этом один самый важный фактор.
- Этап 2. Предоставьте расчёты и сделайте это максимально просто. Меньше цифр и умных фраз. Желательно предоставить цифры, которые легко проверяются. Объясните ситуацию максимально простыми словами. Это демонстрирует глубокое погружение, показывает, что вы досконально разобрались в мелочах и способны объяснить все на базовом уровне.
- Этап 3. Подчеркните положительные стороны в русле: несмотря на отсутствие новых клиентов, мы смогли сохранить положительную динамику. Для усиления эффекта можно сравнить свои результаты с результатами конкурентов. Выбирайте для этого самый удачный период.
- Этап 4. Предоставьте варианты решения проблемы и вынесите их на обсуждение. Сравните варианты, обоснуйте лучший и предложите его утвердить. Убедите присутствующих, что готовы взять ответственность за это решение.
Помощь в принятии негативной информации
Чтобы смягчить удар от неприятной информации, помогите слушателям его достойно встретить и принять.
Для этого не останавливайтесь на негативном и переходите к предложениям решения проблем. Вариантов должно быть несколько. Минимум три. Один вариант создаёт ощущение отсутствия выбора, два — вызывают внутренний конфликт, слишком много — затрудняют выбор. Три-четыре — оптимальное количество.
Если владелец — эмоциональная личность, ему нужно помочь выразить эмоции. Озвучьте информацию, не украшая её и не маскируя, дайте ему высказаться и выпустить эмоции, после чего работайте над своей защитой. После гнева начальника, согласитесь, что он имеет на это право, а вы признаете свои ошибки. После этого выслушивайте его предложения, не защищаясь, молчите, пока он не успокоится, только после этого продолжайте обсуждение и выдвигайте свои варианты.
После встречи поблагодарите участников, отметьте полезные моменты и зафиксируйте принятые решения. В решениях должны быть сроки и ответственные, а само решение нужно зафиксировать как результат, а не как процесс. Например, не "изучить проблему", а "определить причины проблемы".
Как соглашаться с собственными ошибками
Свою позицию нужно аргументировать и показывать не только отрицательную сторону, но и положительную, которая обычно тоже есть. Не отрицайте свои ошибки. Владелец должен быть уверен, что вы осознаете расхождение плана и результата, а значит, не собираетесь достигать таких же неутешительных результатов и выдавать их за приемлемые.
Владелец должен также понимать, что вы берете на себя ответственность и за ситуацию, и за её исправление. При озвучивании полученных результатов у вас уже должен быть готовый план решения. Выдерживайте логику: ошибки совершают все, важно, кто готов и способен их исправить. Уверенность и включённость выступающего увеличивает уверенность присутствующих в том, что он контролирует ситуацию и способен её исправить.
Согласитесь, но только с частью утверждения. Есть один искусный приём, применять который могут лишь виртуозы. Суть приёма следующая. Согласитесь, это успокоит присутствующих. Но не со всем сказанным, это оставит открытыми шансы для выступающего. Соглашаясь с поражением, оратор перечёркивает все усилия и закрывает путь к исправлению. Полное несогласие перемещает удар на обвинителя. Частичное согласие снимает напряжение и позволяет работать дальше в конструктивном ключе. Поэтому в рекомендациях по донесению неприятных новостей часто можно услышать конструкции типа: да, это не удалось, зато тут улучшилось. Следите за тем, чтобы не обзавестись клеймом неудачника: от него нелегко избавляться.
Лучше всего согласиться, но не со своей виной. Пример. Собственник: Что-то предприятие стало хуже работать. Директор: Согласен, ситуация на рынке нестабильная. Но мы уже готовим в связи с этим две программы.
Пять типов слушателей
При любом докладе или выступлении важно учитывать и психологические портреты людей, которым вы собираетесь докладывать или которые будут присутствовать на докладе. Поддержка большинства всегда будет уместной. Существует 5 основных типов слушателей:
Интеллектуал. От него можно услышать вопросы: откуда эти данные, кто автор исследования. Его интересует информация, серьёзно подготовьтесь, используйте надёжные источники, проверяйте данные. Любой аргумент может быть разрушен неподтверждённым фактом или ошибкой в расчётах. Не пытайтесь соображать "на ходу", предложите продолжить дискуссию по электронной почте.
Агрессивный. Его можно узнать по напористости. Любит говорить громко, по ходу раздавать оценки. Не поддавайтесь на провокации, ведите себя спокойно, благодарите за комментарии, отвечайте кратко, по возможности переадресуйте вопросы залу.
Властный. Этот тип можно определить по черным классическим костюмам и фразам типа: ну посмотрим, что он нам предложит. Дайте ему возможность получить внимание — можно упомянуть его имя, использовать его цитату, закрыв таким образом его потребность в самоутверждении.
Разговорчивый. Любит уточнять, начиная фразой: правильно ли я понял, что… Его роль позитивна, но он склонен тратить время окружающих. Если вы собираетесь донести важную информацию, он может истратить время на себя и не дать озвучить самое важное. Пообещайте пообщаться с ним отдельно на перерыве.
Творческий. Его можно определить по причудливым вопросам. Он слушает, хотя может показаться, что витает в облаках. Если важно его заинтересовать, то привлечь его внимание можно удачно составленными слайдами и яркими примерами в ходе выступления.
