Как организовать выездное деловое мероприятие

Намечается выездная конференция, семинар или другое корпоративное мероприятие? Успех крупного события зависит от внимания к мелочам — не упускайте их из виду. Восемь советов от Пяйви Юлкунен, как лучше организовать деловую поездку для большой группы.

Ключевые преимущества выездных мероприятий делового характера — это перемена обстановки и возможность совмещать официальную часть и неформальное общение. Это помогает налаживать связи между участниками на разных эмоциональных уровнях, что только способствует укреплению этих связей.

В нашей компании за почти полвека работы накоплен большой опыт в проведении деловых мероприятий: конференций, семинаров, групповых деловых поездок и т.п. Корпоративный рекорд был установлен в 2013 году, когда мы организовали конференцию, в которой приняли участие 1200 человек. Для этого все залы на борту нашего круизного парома объединялись в единое медиапространство, чтобы каждый участник мог обмениваться информацией с любым другим, независимо от его местонахождения.

Понятно, что такие масштабные события требуют особо тщательной подготовки. Может показаться, что чем меньше людей участвуют в вашей конференции, тем меньше у вас хлопот. Но это не совсем так, ведь есть задача произвести впечатление, а это требует, как минимум, чёткой организации.

Рекомендации бронировать все заранее — из разряда очевидных, этого касаться не будем. Я обращу внимание на ряд аспектов, которые частенько упускаются из внимания при подготовке. Последствия таких упущений ставят под удар эффективность всего мероприятия, что, согласитесь, недопустимо. Итак, несколько советов из практики.

1. Позаботьтесь о комфорте своей работы

Качественная организация конференций — это напряжённый труд. Если вам выпало отвечать в вашей компании за все происходящее, то учтите, что максимальное количество человек, за которым можно "присматривать" одному и что-то успевать — 30–40. Если у вас сотни участников, особенно, если это люди творческие и импульсивные, возьмите себе ассистентов. Если вы руководитель, то проследите, чтобы подчинённые чётко определили и разобрали свои зоны ответственности.

В идеале должна быть подготовлена сводная таблица, тайминг с подробным и точным расписанием всего происходящего, вплоть до переходов из одной точки в другую, времени и местах сборов. Убедитесь, что у ответственных есть все необходимые телефоны и информация о расселении участников.

2. Помните о деталях

Ваши спикеры хорошо подготовили свою речь и презентации? Отлично! Но не забудьте и про подготовку для участников. Лишний раз проверьте картинку на проекторе, звук, напитки на столах, письменные принадлежности.

Высший пилотаж сервиса — учесть индивидуальные запросы каждого. Если ваш гость не ест, к примеру, мясо, то вы наберёте дополнительные очки вниманием к таким пожеланиям.

3. Помните о целях

Что вы хотите получить по итогам мероприятия? Новые сделки, информировать ваших партнёров о новинках, проектах, достижениях и т.д. Что вам для этого нужно? Составьте перечень задач (чек-лист) и контролируйте их выполнение.

У нас есть практика опроса заказчиков по брифу, что позволяет составить расписание с учётом характера мероприятия и индивидуальных пожеланий. Чем полнее и точнее ответы на эти вопросы, тем более качественный сервис может быть предоставлен.

4. Рассадите всех правильно

Эта рекомендация — логическое продолжение предыдущей. Столы и стулья в конференц-залах часто могут быть расставлены по вашему пожеланию. Кроме того, сами залы могут (по-хорошему — должны) трансформироваться, объединяться и разделяться. Так вы сможете собрать всю группу участников в одном месте на общую часть программы, а затем разделить рабочие группы по обсуждаемым темам в отдельных помещениях.

Подумайте, нужно ли вам собрать всех за круглым столом или сфокусировать все внимание на сцене? Может быть, вам нужна U-образная рассадка? На эти вопросы следует ответить заранее.

5. Не перегружайте формальную часть

Почти всегда презентацию и выступление можно сократить, сделав его более насыщенным. А, например, воркшопы можно разбивать на два дня. В первый день дать задания или обозначить проблемы, к которым участники могут подготовиться, и на следующий день прийти на их обсуждение со свежей головой.

Перерывы лучше делать каждые полтора часа. Но не более чем на полчаса. Задача кофе-брейка — позволить передохнуть и перекусить, но не допустить расслабления участников до такого состояния, что дальше они информацию уже воспринимать не будут. На кофе-брейке наряду с выпечкой или закусками желательно предложить и фрукты.

6. Не перегружайте неформальную часть

Слишком насыщенная развлекательная программа почти так же плохо, как её полное отсутствие. Определите заранее и чётко, сколько времени вы готовы потратить на организованные развлечения, а сколько предоставить в качестве свободного.

Всегда закладывайте небольшой временной люфт, давайте больше "воздуха". К примеру, если вы рассчитываете на двухчасовую автобусную экскурсию, то забронируйте автобус на 2,5 часа. Так вы застрахуетесь от возможных опозданий участников и не будете лишний раз нервничать.

7. Продумайте все групповые перемещения

К месту проведения вашего мероприятия людей нужно доставить в настолько комфортных условиях, насколько вы сможете их создать. Как театр начинается с вешалки, так и деловое мероприятие начинается с трансфера. Участники могут начать знакомиться между собой и обсуждать отдельные вопросы прямо во время движения.

За трансфер лучше назначить отдельного ответственного. Этот человек должен владеть всей информацией относительно транспортировки людей: от телефонов водителей до утверждённых заранее мест и времени всех остановок.

8. Создавайте дополнительные впечатления

Людей, которые регулярно ездят на подобные мероприятия, довольно сложно впечатлить, это факт. Ищите возможности создать "wow-эффект". Мы, например, предлагаем нашим гостям устроить экскурсию на капитанский мостик. Или показать машинное отделение парома. Как показывает практика, такое близкое знакомство с антуражем всех "цепляет".

Резюмируя все сказанное — будьте внимательны к людям и к мелочам. Это кропотливо, но оно того стоит. Ведь ваша конференция или семинар не должны стать очередной статьёй расходов для бюджета, но принести вам дивиденды в будущем.