Когда рядовому сотруднику предстоит общаться с "высоким начальством" (например, дизайнеру нужно донести идею непосредственно топ-менеджеру, главному заказчику или владельцу бизнеса), это для него может стать настоящей проблемой. Как выйти на понимание? Что учесть, чтобы босс воспринимал вас всерьёз? В этой статье — практические советы, проверенные опытом.
Если вы хотите научиться общаться так, чтобы выглядеть убедительно и добиваться желаемого, вам стоит посетить, но много полезного можно почерпнуть и из советов, которые мы для вас подготовили. Выполняя их, вскоре вы сами себя не узнаете, а дела значительно поправятся, ведь навыки общения — это то, на чем строится успешный бизнес и успех в любой сфере жизни.
Начнём с важного правила. С высоким начальником следует говорить, используя схему:
- Цель встречи.
- Проблема.
- Факты.
- Варианты решения.
- Почему это сработает.
Эта схема рабочая на 100%. Если таким образом подходить к любому разговору, то в какой-то момент можно самому стать топ-менеджером. Только мало знать, нужно активно практиковать подход. Вот почему тренинги навыков общения, на которых интенсивно на практике отрабатываются модели успешных коммуникаций, не только помогают людям достигать текущих целей, но и со временем меняют их статус.
Чтобы выглядеть убедительно
Несколько советов, которые помогут вам выглядеть убедительно и достичь цели, ради которой вы пришли на разговор с руководителем:
Не сосредотачивайтесь на специфике своей должности. Говорите о проекте. Не важно, бухгалтер вы или дизайнер, не имеет значения, что существует определённая специфика работы, которую, возможно, босс не знает до конца. Прежде всего вы люди и работаете над одной задачей, проектом. Говорите о сути задачи и проекта, а не о бухгалтерии или дизайне.
Не приходите к начальнику с проблемой — это просто раздражает. Проблему нужно подавать вместе с решением. Обсуждают решение. Принося решение — вы говорите на языке слушателя, просто озвучивая проблемы — только раздражаете.
Встреча требует подготовки. Это значит, нужно хорошо знать тему и быть готовым ответить на любые вопросы по теме. Причём, даже в том случае, если на встречу отведено всего 5 минут. "Предугадывать" ход будущего разговора помогают тренинги по навыкам общения, но вы вполне можете совершенствовать себя в этом самостоятельно. Продумайте, какие вопросы вам могут задать, тщательно составьте и отработайте ответы.
Сразу озвучьте цель. Как только встреча началась — первым делом озвучьте её цель. Цель должна быть чётко сформулирована (существуют упражнения по составлению целей — это отдельная тема, которой посвящено много материалов и учебных программ). Если вы пришли с презентацией, с первого же слайда объясните, чего вы хотите, желательно без подводок — экономьте время коллегам.
Любое утверждение должно подкрепляться фактами. Оценки, мнение — все это не играет роли. Необходимы факты. Недопустимо плохо отзываться о предшественниках, коллегах, конкурентах, партнёрах, внешних участниках проекта. Приведём примеры:
- "Дизайн сайта никуда не годится. Я сделал новый вариант, посмотрите". Даже если все так и есть, такой подход не воспринимается всерьез.
- "Сейчас конверсия в заказы на сайте 1%. Мы нашли способ её улучшить. Первые A/B-тесты новой версии показали 5%.". Такой разговор будет воспринят собеседником, его продолжат слушать. Если фактов ещё нет, возможно, тему обсуждать ещё рано.
Давайте варианты на выбор. Если предполагаете, что ваше предложение могут отклонить, имейте в запасе другой вариант решения, или сразу несколько. Легче выбирать, чем соглашаться на один-единственный предложенный вариант.
Помогайте принимать решение. Для этого описывайте, что мы получим в результате внедрения, или что произойдёт, если решение затянется. Заботьтесь о том, чтобы человеку было комфортно согласиться. В полной мере этому можно научиться на тренинге по навыкам общения, но самостоятельная практика тоже на многое способна.
Основное, что важно знать о топ-менеджерах, прежде чем отправляться на встречу с "главным", это то, что они не привыкли "проводить время", они предпочитают его использовать максимально эффективно. Им важна цель и польза. Им нужно донести стратегию, а не детали.
Как говорил Ларри Эллисон, владелец "Оракл корпорейшн" и один из самых богатых компьютерных магнатов мира: "Хороший топ-менеджер не вникает в частности, а рассматривает стратегические направления и пути".
Если топ-менеджер очень занят
Как быть, если провести встречу с боссом крайне важно, но он постоянно занят? Возможно, ему нужно представить продукт, возможно, сообщить о возникшей ситуации, которая имеет критичную важность. Как провести первую встречу, чтобы он посчитал важным дать ей продолжение?
Топы вечно заняты, получить их внимание нелегко, они много работают и часто без выходных, поэтому если вам удалось договориться о короткой встрече, она должна пройти максимально продуктивно. Иначе вас никогда не позовут в этот кабинет.
Вместе с тем топ — обычный человек. Его всего лишь нужно заинтересовать. Если вы посещали тренинги навыков общения, то найдёте способ войти с ним в контакт. Если только постигаете науку эффективного общения, прислушайтесь к советам экспертов. Специалисты советуют при подготовке к встрече обратить внимание на несколько важных моментов.
- Дресс-код. Проследите, чтобы у вас был деловой дресс-код — чистая отглаженная деловая одежда, аккуратная стрижка, опрятный вид.
- Цель встречи. Думаете, цель встречи — продать идею? Нет. Это не должно быть целью первой встречи. Сложные вещи не продаются за 5 минут. Цель первой встречи — заинтересовать. Сформулируйте, что именно хотите получить.
- Основное сообщение. Вы должны предложить выгоду. Для разных менеджеров интересна разная выгода. Вам нужно сформулировать выгоду именно для топа. При этом важно идеально донести ее.
- Начало встречи. Не делайте длинных вступлений. После краткого приветствия и передачи визитки можно сразу переходить к делу. Не разбавляйте ваше предложение, чётко излагайте суть, после чего остановитесь и внимательно выслушайте. Ни в коем случае не перебивайте. После того как дослушаете ответ, отвечайте на вопросы или задавайте их.
На тренингах по навыках общения учат слушать, вести разговор, задавать вопросы, учитывать статус собеседника и влиять на его мнение. На многих тренингах по общению, переговорам и продажам советуют начинать с "короткого разговора" или с комплимента. Лучше не использовать этот совет, если вы решили испробовать его впервые в 5-минутной встрече с боссом.
- Не спешите. Да, у начальника мало времени. Но это не значит, что вы должны тараторить, выдавая максимум информации за короткое время. Помните, что в вашем арсенале не только слова, но и невербальные средства общения, а также принесённые материалы. Покажите начальнику, что вы взяли с собой.
Ошибки при разговоре с начальником
Даже если учесть все рекомендации, изложенные выше, разговор можно испортить, если допустить хотя бы одну из ошибок, представленных дальше.
Как не допустить главных ошибок при общении с боссом:
- Не будьте категоричными. С руководителем не говорят в тоне: нужно делать так, а не иначе. Руководителю предоставляют информацию или выдвигают предложения, а не учат его жизни.
- Не будьте излишне эмоциональны. Дело в том, что в момент, когда включаются эмоции, за которые отвечает правое полушарие, левое полушарие, контролирующее логику, притормаживает. Если вы слишком эмоциональны, это воспринимается как неумение логически мыслить, нехватка аргументов, доказательств и пр. или недостаток навыка логически рассуждать. Для контроля эмоций во время разговора посетите тренинг навыков общения — польза от этого будет намного шире, чем умение корректно общаться с начальником.
- Не перекладывайте ответственность за решение на руководителя. Не стоит спрашивать "что мне делать". Если сомневаетесь в правильно принятом решении, лучше попросите света.
- Не нужно быть назойливым. Не стоит постоянно спрашивать у начальника, "правильно ли я понимаю…" или "как лучше поступить…". Ни один руководитель не посчитает такого подчинённого самостоятельным. Но если речь идёт о непосредственном начальнике, то и избегать общения с ним не стоит. Лучше, если вы время от времени обозначите своё присутствие. Например, доложите о значимых результатах работы.
- Не стоит недоговаривать об ошибках. Все рано или поздно станет явным, если не уже известно. Руководители часто знают намного больше, чем может показаться подчинённым. Если вы допустили оплошность — не скрывайте это.
- Не следует предлагать свою дружбу. Не стоит интересоваться семьёй или предлагать помощь в нерабочих вопросах. Это в результате может негативно сказаться на работе. Если что-то пойдёт не так в "дружбе", рабочие отношения пострадают очень серьезно.
- Не проявляйте неуместное смирение. Если босс срывает на вас гнев — вина в значительной мере на вас. Таким образом общаются с теми, кто это позволяет. В конце концов босс тоже человек. Никогда не допускайте перехода на личности. Вы можете прервать босса и сообщить, что признаете свою вину, но это не даёт ему права оскорблять вас. Можно поступить и хитрее: переключить внимание на другое, отвлечь босса. Главное, не позволить ему продолжать общаться с вами в подобном ключе.
- Не говорите о повышении зарплаты без аргументов. Если вам кажется, что ваша зарплата слишком низкая — это ещё не аргумент. Повышение зарплаты предполагает изменение ранее достигнутых соглашений между вами и работодателем, а это имеет негативный контекст. Но если причины есть, например, за вами числится какое-либо достижение, прибыльное для компании, или серия таких достижений, стоит связать с этим желаемое повышение. Как лучше преподнести своё ожидание — можно узнать на тренингах по навыкам общения. Такие тренинги скорей всего лишили бы вас необходимости изучать все представленные в этом материале советы, поскольку "рецепт" успеха был бы уже при вас.
Как управлять боссом
С руководителем не только можно договориться о выгодных для вас условиях, на руководителя можно влиять. Для этого нужно научиться предугадывать действия начальника. Как минимум, в успехе уверен автор книги "Как управлять своим начальником" Гонзаго Дюфор, бывший руководитель латиноамериканского филиала Philip Morris. В своей книге он предложил нам классификацию начальников вместе с "руководством действий" при каждом из вариантов. Приведём только несколько.
Тип начальника "Хам". Неприятный тип, который любит усыпать руганью подчинённых. Не каждый способен с таким работать, но помимо деструктивной ругани можно разглядеть и важные профессиональные навыки. Работая с таким человеком, нужно научиться пропускать мимо себя первое, и присматриваться ко второму. Как вести себя с таким? Не соглашаться на все подряд, не пытаться помочь боссу в его задачах, сохранять спокойствие, задавать уточняющие вопросы. Хотите повышения — намекните о конкуренции (вами заинтересовалась другая компания).
Тип начальника "Теоретик". Любит ссылаться на великих, обожает распорядок и каталогизирование. Теряется в кризисных ситуациях. Работать с таким начальником — значит не опаздывать, соблюдать правила и порядок, активно предоставлять таблицы, отчёты и сводки. Хотите повышения — дайте начальнику ещё больше диаграмм и докладов.
