Управление персоналом и ведение проектов требует учёта трудозатрат. Как посчитать отработанное время, чем оно измеряется, какие существуют подходы и системы учёта трудозатрат? Если ищете ответы на эти вопросы, то этот материал для вас.
Знать основные инструменты измерения рабочего времени важно всем, кому необходимо планировать работу по повышению эффективности и развитию сотрудников, обеспечивать контроль затрат времени и оптимизировать процессы.
Прежде чем планировать проведение корпоративных мероприятий и запускать обучающие курсы по эффективности, можно собрать информацию о том, насколько соответствует реальности ваше представление об интенсивности работы каждого сотрудника на своём рабочем месте. Например, установив сотруднику на компьютер программу, которая будет собирать данные об активности пользователя и отправлять руководителю отчет.
Давайте представим, как чувствует себя сотрудник, затраты времени которого вдруг решили подсчитывать. Многие уверены, что судить нужно по результату, а не по формальным затратам времени на процесс, некоторым может показаться, что руководство им перестало доверять, найдутся и такие, кто воспримет систему подсчёта времени нейтрально, а также те, кто давно хотел бы фиксировать свои затраты и уже ищет пути решения этой задачи.
Сколько времени каждый из ваших подчинённых тратит на работу, на какие именно задачи, как часто делает перерывы и что мешает ему работать больше — хотят знать многие руководители. Разберёмся, что придумано для того, чтобы получать подобные отчёты, какие бывают подходы к автоматическому учёту рабочего времени и насколько полезные отчёты можно получить.
Компьютерные программы для учёта трудозатрат и их эффективность
Все существующие на данный момент компьютерные программы автоматизации учёта отработанных часов, установленные на компьютер сотрудника, фиксируют пребывание человека на рабочем месте путём фиксирования активности — использования клавиатуры или мыши.
Некоторые сервисы фиксируют активную программу пользователя ПК и определяют продуктивность, учитывая разделение программ на продуктивные и непродуктивные. Некоторые периодически делают скриншоты экранов, есть также умеющие записывать видео работы пользователя. Это основные подходы по подсчёту потраченного времени.
Теперь попытаемся подобрать программы подсчёта рабочего времени, которые решили бы задачи руководителя и помогли бы в планировании обучения и развития сотрудников.
Критерии для выбора:
- Безопасность и конфиденциальность данных.
- Возможность отслеживать затраты времени при гибком графике: любое время прихода на работу и ухода с работы, плавающее время обеда.
- Возможность указать отпускные дни, отгулы или командировки.
- Возможность сформировать документы для бухгалтерии, табель.
- Наличие и информативность отчетов.
- Наличие API, чтобы можно было адаптировать отчёты под стандарты компании.
- Простота внедрения в компании и интеграции с другими используемыми программными продуктами.
- Простота стартовой настройки перед началом использования.
- Возможность использовать для большого количества пользователей.
- Возможность безопасно работать с программой через интернет-сети.
- Возможность открывать пользователям доступ к статистике, устанавливать роли.
- Стоимость.
Исходя из первого пункта, программы, которые хранят данные только в облачных хранилищах, нежелательны.
Kickidler
Для работы программы на ПК сотрудников устанавливаются скрытые агенты. Они записывают видео с экранов сотрудников, использование клавиатуры и открытых приложений.
Каждому приложению, которым пользуются сотрудники, устанавливается эффективность. Администратор может наблюдать за мониторами пользователей в режиме реального времени и управлять компьютерами пользователей удалённо. Администратор видит все мониторы пользователей на одном экране. Помещается не более 16 одновременно.
Программа не учитывает возможности устанавливать гибкий график, учитывать отпуска и отгулы, у неё нет API.
В отчёте программы можно увидеть, какие сайты и программы чаще всего использовал сотрудник. По отчёту можно сделать выводы, эффективно было потрачено время, или нет. Фильтров нет — данные невозможно отобрать или сгруппировать по определённому признаку.
Сервер Kickidler потребует ОС Windows и БД PostgreSQL. В Linux-версии функционал урезан. Программа работает через интернет-сети. Сотрудникам нужно установить специальную программу "Viewer".
Пользователь не может получить доступ к собственной статистике. Можно выбирать пользователей, которым будет предоставлен доступ к результатам всех сотрудников.
Стоимость в облачной версии 600 рублей в месяц за отслеживание одного сотрудника. При оплате на год или три года можно сэкономить 300–400 рублей в месяц. Для локального варианта стоимость нужно запрашивать.
Как может помочь информация о том, чем занимается сотрудник целыми днями? Если он слишком много отвлекается, возможно, ему неинтересно и стоит задуматься над мотивацией, проведением корпоративных мероприятий на сплочение коллектива, обеспечить развитие сотрудников в интересном для них направлении.
StaffCop
На рабочие станции сотрудников устанавливаются скрытые агенты, фиксирующие активность, нажатия клавиш, отправленные и принятые письма и сообщения в мессенджерах, посещённые сайты, доступы к файлам. Могут периодически собираться скриншоты.
Нет возможности задать гибкий график, учесть отпуска и отгулы, нет API.
Можно получить отдельные отчёты по запускаемым процессам, запросам в поисковых системах, посещённым сайтам и страницам, активности в мессенджерах. Можно применять фильтры для поиска по периоду или ключевому слову. Программа не анализирует активность и не даёт заключения или оценки по активности пользователя.
Сервер работает под ОС Windows, агенты можно установить удалённо. Программа работает через интернет-сети. Можно подключить любое количество пользователей. Статистика собирается отдельно по каждой рабочей станции.
Облачной версии нет. Цена за одного пользователя около 3000 рублей бессрочно или 600 рублей на 3 месяца.
Программа помогает отследить нежелательное сотрудничество с конкурентами, предупредить определённые риски и определить тренды внутри коллектива. Она больше подойдёт для использования в целях безопасности, чем для работы над эффективностью сотрудников.
При обнаружении нежелательных явлений стоит обратить внимание на усиление работы над корпоративной культурой и корпоративными ценностями — продумывать проведение корпоративных мероприятий и создавать условия, которые способствовали бы воспитанию преданности идеалам компании.
Однако стоит учесть, что наличие такой программы на своих компьютерах при установке без ведома сотрудника может быть истолковано сотрудниками как нарушение этических норм.
Куда эффективнее вкладывать усилия в укрепление лидерских качеств, заниматься сплочением команды и работать над мотивацией. В каталоге тренингов ManGO! Games есть несколько эффективных решений по лидерству, мотивации и эффективности.
ManicTime
На компьютер устанавливается агент, который собирает информацию о том, сколько времени работал сотрудник за ПК. Программа может создавать скриншоты.
Можно установить количество часов в день или любой график для каждого конкретного пользователя. Программа позволяет создавать несколько расписаний. Метками пользователь может помечать своё время, указывать отгулы и отпуска.
Программа формирует отчёт посещаемости, в котором будет информация об отработанных днях. Можно получить отчёты:
- Время работы, переработки, опоздания.
- Статистика продуктивности (на основе анализа использованных ресурсов, программ, документов).
Есть возможность доработки отчётов благодаря API.
Сервер работает под Windows, БД — SQLite, PostgreSQL, Microsoft SQL Server. Настройки на старте несложные. Работа через интернет-сети.
Как и предыдущие программы, имеет многопользовательский режим. Каждый сотрудник может получить доступ к своей статистике для контроля использования своего времени.
Стоимость одного пользователя бессрочно — 67$, при покупке для большего количества обойдётся дешевле, например, при покупке 100 пользователей каждый обойдётся в 25$.
Эта программа поможет при управлении проектами фиксировать затраченное время. В отличие от выше описанных программ, ManicTime будет полезна для самих сотрудников — обычно они забывают регистрировать начало и окончание задачи или рабочего дня и не хотят отвлекаться на системы отчетности.
TimeCamp
Программа для проектного трекинга. Пользователь сам устанавливает начало и конец каждой задачи и таким образом сам фиксирует, чем занимался. Можно также настроить автоматический сбор данных об активности за компьютером и запущенных приложениях.
Позволяет устанавливать время старта и финиша рабочего дня, а можно установить только продолжительность. Если установлен агент, он не собирает информацию об активности вне указанного рабочего времени.
Отчёты предоставляют информацию о посещаемости по каждому дню, дням можно задать статус отпуска или отгула, деловой поездки. Есть API и много возможностей по синхронизации с другими сервисами.
Отчёты привязаны к проектам и задачам проектов. Можно получить отчёты о графиках работы сотрудников, эффективности их работы, используемых приложениях и ресурсах. Можно использовать фильтры по периоду, времени, сотрудникам, проектам.
Программа предусматривает только облачную версию. Настраивается просто. Многопользовательский режим.
Пользователи имеют возможность просматривать собственную активность через веб-интерфейс.
Цена облачной версии 10$ для одного пользователя в месяц.
Другие варианты
Помимо рассмотренных, используют также программы:
- SkypeTime (skypetime.ru) — позволяет отслеживать трудозатраты удалённых сотрудников и формировать отчёт для бухгалтерии с отработанным временем по каждому рабочему дню.
- Yaware. TimeTracker (yaware.ru) — хорошо подходит для отслеживания трудозатрат в условиях плавающей недели, позволяет экспортировать отчёты XLS, CSV, PDF.
- Crocotime (crocotime.com) — формирует табель для бухгалтера, отчёты о продуктивности, отклонениях от рабочего графика, структуре дня и типах задач.
Лучшим вариантом будет тот вариант, с которым были бы согласны сами члены команды и который упрощал бы, а не усложнял им работу над своими ежедневными задачами.
