Моя практика работы с предпринимателями говорит о том, что во многих случаях планёрки или не проводятся вовсе или превращаются в формальное мероприятие.
Поэтому хочу поделиться несколькими правилами, которые сделают планёрки и необходимыми и эффективными.
Я выделяю три базовых правила для планёрок.
Плановость
Несомненный плюс планёрок в том, что это плановое мероприятие, которое заранее внесено в календарь каждого постоянного участника.
Кроме этого планёрки обычно имеют базовый круг обсуждаемых вопросов, которые актуальны на определённый отрезок времени. Повестка планёрки может периодически меняться, но в целом это всегда оперативные вопросов, требующие регулярного внимания.
Плановость этого мероприятия позволяет не тратить время на оповещение участников о дате, времени встречи. Каждый участник готовится к своему вопросу без напоминаний.
Регулярность
Планёрка дисциплинирует сотрудников, а руководителю позволяет проводить регулярный менеджмент.
На планёрку обычно выносят рабочие вопросы, которые требуют контроля руководителя и оперативного взаимодействия сотрудников, связанных общими процессами.
Именно регулярность этого мероприятия гарантирует "руку на пульсе" важных вопросов деятельности компании.
Оперативность
Планёрка обеспечивает оперативный анализа ситуации, поиск решений, путей взаимодействия для рабочих процессов.
Как правильно пользоваться этими правилами.
Предлагаю начать с "Оперативности".
Для начала надо определить круг оперативных вопросов, которые требуют регулярного менеджмента как со стороны руководителей, так и со стороны исполнителей и взаимодействующих.
Кто это решает? Руководитель, который является основным получателем информации о состоянии дел.
Именно круг вопросов планёрки определяет состав её постоянных участников.
Кстати, регулярная повестка и состав участников могут быть определены для нескольких отдельных планёрок, проводимых руководителем.
Правило оперативности так же включает в себя регулярный мониторинг рабочих процессов, требующих контроля, а значит периодическое обновление повестки и состава участников.
Продолжим с "Регулярностью"
Важно определить регулярность планерок для различных повесток. Одни вопросы требуют еженедельного мониторинга, другие один раза в месяц, третьи один раз в квартал, а есть такие, которые необходимо контролировать ежедневно.
Правило Регулярности очень важно соблюдать, чтобы не превращать планёрку в рутинное мероприятие, когда участнику совещания просто уже нечего сказать из-за того, что информация, которую он давал раньше, не поменялась и не должна была поменяться.
Если участники собрались на планёрку, и руководитель слышит практически от каждого: "ничего не изменилось, мы по плану ещё на текущем этапе", то периодичность совещания и(или) состав участников определены неверно.
Перейдём к "Плановости"
План-это то, что нужно зафиксировать и довести до сведения всех заинтересованных лиц.
В Плане проведения планёрок будет:
- Периодичность.
- Круг вопросов и состав участников.
- Порядок доведения информации об изменениях.
Пример:
- Проект "Запуск SRM-системы".
Еженедельно в 9:30 по средам с 11.10 по 15.12.2023 г.. Продолжительность 40–60 минут. Формат онлайн.
Запуск SRM-системы выделен в отдельный проект, предварительно определён общий период контроля проекта, периодичность промежуточного контроля, формат совещания.
- Постоянная повестка:
- Итоги выполнения этапов плана запуска;
- Проблемные вопросы за неделю, поиск решения;
- Корректировка плана с учётом текущего состояния.
Повестка говорит о том, что уже принято решение по запуску SRM-системы, составлен поэтапный план запуска, определены руководитель и ответственные за запуск. И теперь выполнение этого плана требует контроля.
- Постоянные участники:
- Кузнецова И.- руководитель проекта.
- Васнецов К.- куратор проекта.
- Иванов И.- операционный директор.
- Петров В.- руководитель отдела работы с клиентами.
- Сидоров О.- руководитель отдела ИТ.
Кузнецовой И. пригласить на совещание 08.11.2023: руководителя операторов Колл-центра Васильеву О., сотрудника Отдела документооборота Орлову С.
Среди постоянных участников сотрудники, которые являются владельцами основной информации по проекту, а так же те, кто принимают решения и осуществляют промежуточный контроль. В процессе подготовки определена необходимость пригласить на планёрку троих сотрудников, задействованных в проекте.
