Заключаем дистанционный трудовой договор!
Сегодня понятия "дистанционная работа" и "дистанционные работники" уверенно входят в обиход. И это не случайно, поскольку подобная форма оформления трудовых отношений открывает много возможностей как работнику, так и работодателю.
Преимущества для работника при дистанционном характере занятости очевидны
возможность организовать рабочий процесс по своему усмотрению;
более свободный график работы;
- отсутствие необходимости ежедневно тратить время и деньги на проезд до места работы и обратно;
- возможность найти работу за пределами своего региона — становятся доступны интересные вакансии всей России.
Кроме того, подобный вид занятости является идеальным выходом для тех категорий граждан, которым сложно найти традиционную работу. Например для инвалидов, мам с маленькими детьми.
К недостаткам можно отнести отсутствие коллектива, то есть социальной среды.
Но данный недостаток вполне устраним путём:
- построения системы взаимодействия с работником — информирование его о том как развивается компания и как результат его труда отражается в общем результате работы компании; предоставление возможности координировать свою деятельность, кооперироваться с другими работниками;
- предоставление возможности проявить инициативу — вовлечением работника в процесс улучшения продукта компании;
- организации участия сотрудника в корпоративных мероприятиях и т.п.
Основными преимуществами для работодателя при дистанционном характере занятости являются
экономия расходов на аренду офисных помещений;
снижение затрат на проведение специальной оценки условий труда (далее — СОУТ). Работодатель не несёт ответственности за "условия труда" на рабочем месте работника-СОУТ не проводится!!!
- возможность привлекать специалистов не только из своего региона — Привлечение специалистов из регионов с более низкой оплатой труда или квалифицированных специалистов, которых нет в домашнем регионе, и при этом не тратиться на компенсационно-релокационный пакет;
- возможность привлекать работников, ориентированных на самостоятельное планирование своего рабочего графика;
- возможность частично снизить налоговые выплаты (об этом подробно речь пойдёт ниже);
- упрощение кадрового документооборота (об этом подробно речь пойдёт ниже).
К недостаткам можно отнести трудность контроля за работниками. Но это не является серьёзным препятствием в случаях, когда важен результат, а не функционирование.
Рассмотрим основные аспекты трудовых отношений с дистанционным работником
- Кого можно считать "Дистанционным работником"?
Согласно ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.
Дистанционной считается работа, которая соответствует следующим признакам (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ):
- Работник выполняет свои обязанности:
- Вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, другого обособленного подразделения, в том числе расположенного в другой местности);
- Вне стационарного рабочего места;
- Вне территории или объекта, которые контролирует работодатель;
- При условии выполнения своих функции работник держит связь с работодателем непосредственно через сеть "Интернет" или иную информационно-коммуникационную сеть общего пользования:
Важно! Если работодатель предоставляет работнику рабочее место (арендует для него помещение в другом городе), то оно будет являться стационарным и подлежит регистрации как обособленное подразделение, вне зависимости от того, зафиксировано его создание в учредительных документах или нет (Письмо Минфина России от 18.01.2012 №03-02-07/1–20).
NB! Трудовое законодательство России не устанавливает, какую должность должен занимать работник, с которым может быть заключён трудовой договор о дистанционной работе.
Таким образом, сделать дистанционным можно практически любого работника. При этом вопрос целесообразности дистанционной работы работодатель решает самостоятельно. Следует помнить, что на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства России (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ).
- Компенсации "Дистанционным работникам":
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, то есть является обязательным условием трудового договора.
На основании ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимым для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок и сроки представления дистанционными работниками отчётов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе и также закрепляются трудовым договором.
NB! Соответственно, условий в трудовом договоре может быть несколько больше, в отличие от обычного трудового договора. То есть на дистанционных работников полностью распространяется действие ст. 57 ТК РФ, согласно которой, кроме обязательных условий, работодатель может включать в трудовой договор дополнительные условия.
Дополнительное условие об использовании при исполнении своих трудовых обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, предоставленных либо рекомендованных работодателем, подлежит обязательному исполнению работодателем в случае включения такого условия в трудовой договор. Отсутствие названных условий обозначает, что работник будет выполнять трудовую функцию, используя личное оборудование, мебель, иные средства по своему усмотрению без выплаты ему компенсации.
- Условия дистанционного трудового договора, влияющие на налоги:
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
На основании абзаца десятого подпункта 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Например, как разъясняет Минфин России (письма Минфина России от 12.09.2018 №03-04-06/65168, №03-04-06/65170), компенсационные выплаты, производимые в соответствии со статьёй 188 Трудового кодекса организацией за использование личного автомобиля работника, используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц и не подлежат обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
При этом в целях освобождения от обложения налогом на доходы физических лиц полученных доходов в организации должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчёты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведённых в этой связи расходов.
Также Минфин отмечает, что в целях освобождения от уплаты страховых взносов, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающих расходы работника, понесённые им при использовании данного имущества в служебных целях.
Другой пример. Организация заключила с физическим лицом трудовой договор о дистанционной работе. В целях выполнения работником своих обязанностей Организацией передан работнику сервер, а также возмещены расходы работника по подключению двух линий сети Интернет.
Как разъясняет Минфин России в письме от 27.11.2015 №03-04-06/69014, если подключение двух линий сети Интернет обусловлено технической необходимостью обеспечения работы предоставляемого организацией работнику сервера в целях выполнения работником трудовых обязанностей, и это зафиксировано в трудовом договоре о дистанционной работе, суммы возмещения работнику подключения к сети Интернет не подлежат налогообложению на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.
Таким образом:
- Если использование, например, Интернета и телефона является производственной необходимостью, следует зафиксировать это в трудовом договоре. При этом для признания компенсации данных расходов как неподлежащей налогообложению, они должны быть документально подтверждены.
- Если компенсация Интернета и телефона не установлена договором о дистанционной работе, то при возмещении данных расходов работнику, с суммы возмещения необходимо уплачивать НДФЛ.
- Документооборот с Дистанционным работником:
Должен ли дистанционный работник вернуть работодателю экземпляр трудового договора на бумажном носителе?
Согласно ст. 312.2 ТК РФ в случае, если трудовой договор о дистанционной работе заключён путём обмена электронными документами, работодатель не позднее трёх календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.
В этой связи, появится ли встречная обязанность возврата работодателю трудового договора на бумажном носителе с отметкой о получении и с подписью по почте заказным письмом?
Глава 49.1 ТК РФ не предусматривает возврат работником работодателю трудового договора на бумажном носителе с отметкой о получении и с подписью по почте заказным письмом.
NB! Наш совет: Есть риск остаться без подписи работника на документах. В связи с чем либо оформляем электронную подпись, либо запрашиваем подписанные документы по почте. Лучшим вариантом может быть личная встреча с целью ознакомиться и подписать все необходимые документы.
NB! В соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ "Об электронной подписи" (в ред. от 02.07.2013; далее — Федеральный закон №63-ФЗ) информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Кстати, в трудовом договоре можно предусмотреть обязанность работника по оформлению собственной электронной подписи для обмена электронными документами, а также предусмотреть компенсацию работодателем расходов на её оформление работнику.
Трудовая книжка — согласно трудового законодательства России, работодатель не обязан заполнять трудовую книжку для дистанционного сотрудника.
Исключение — если сам работник попросит заполнить трудовую книжку. Просьба — это заявление сотрудника с его подписью.
Таким образом, оформив работнику электронную подпись, мы существенно упрощаем работу по ведению кадрового документооборота, а в случае, если работник не выразил желание по ведению его трудовой книжки исключаем одну из операций кадрового делопроизводства.
- Обязанности работодателя по отношению к дистанционному работнику следующие:
Предоставляет отпуск;
Оплачивает больничный;
- Доплачивает за переработку или работу в праздники;
- Платит суточные и компенсирует расходы в командировке;
- Расследует несчастные случаи, которые произошли во время рабочего дня. Допустим, сотрудник упал в офисе и сломал ногу. Работодатель обязан выяснить причину падения и, если виноват работодатель, компенсировать ущерб. То же самое с дистанционным сотрудником. Бухгалтер работает из дома и упала во время подготовки отчёта — работодатель выясняет, что случилось.
- Даёт оборудование и программы для работы или компенсирует, если у сотрудника всё своё. Если у сотрудника всё своё, работодатель выплачивает компенсацию.
Общее правило такое: работодатель делает для дистанционного сотрудника всё то же самое, что и для офисного. Таким образом, интересы дистанционного работника полностью защищены.
NB! Данный аргумент призван развеять все опасения работника и может быть использован при проведении переговоров работодателя с работниками в ходе обсуждения дистанционного трудового договора.
Мнения о плюсах, минусах, вопросы по организации процесса, можно присылать на нашу почту.
Ответы на вопросы вы можете найти на сайте Центра кадровых решений "Персонал Профи".
