Расходы на ГСМ: документальное оформление, бухгалтерский и налоговый учёт

Предприятия, имеющие автомобили в собственности или аренде, неизбежно несут расходы, связанные с эксплуатацией этих автомобилей, в том числе на топливо. На практике возникают вопросы по документальному оформлению приобретения и списания ГСМ, бухгалтерским проводкам и признанию расходов для целей налогообложения.

Налог на прибыль

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ расходы, связанные с производством и реализацией, включают в себя расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

По общему правилу, расходами для целей налогообложения признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтверждённые затраты, осуществлённые (понесённые) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, Налоговый кодекс не устанавливает предельную величину расходов на ГСМ. Для целей налогообложения прибыли признаются фактически понесённые налогоплательщиком расходы, выраженные в денежной форме и подтверждённые оправдательными документами.

Для чего нужны нормы расхода ГСМ

Установление на предприятии норм расходования ГСМ относится к элементам внутреннего контроля, поскольку позволяет исключить бесконтрольное потребление ГСМ и злоупотребления со стороны водителей и иных работников, обслуживающих автотранспортные средства.

Нормы расходования ГСМ устанавливаются приказом руководителя (индивидуального предпринимателя).

При установлении норм предприятие вправе использовать:

• Информацию о потреблении топлива из руководства по эксплуатации транспортного средства;
• Результаты испытаний, проведённых техническими специалистами предприятия;
• Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введённые в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

Примечание. Применение указанных методических рекомендаций является правом налогоплательщика, но не обязанностью (см.письмо Минфина РФ от 27.01.2014 №03-03-06/1/2875)

Для разных марок и типов автомобилей, которые имеются на предприятии, могут применяться разные источники информации.

Приказ руководителя о нормах расходования ГСМ должен быть доведён до сведения водителей под роспись. Экземпляр приказа также должен быть передан в бухгалтерию.

По каждому случаю перерасхода ГСМ (т.н. "пережогу") водитель должен написать объяснительную записку. Если руководитель (иное ответственное должностное лицо, назначенное приказом) признает правомерность "пережога", то бухгалтерия на основании соответствующего распоряжения спишет расход топлива сверх норм в затраты. Также может быть принято решение о покрытии "пережога" за счёт экономии ГСМ в следующие месяцы.

Порядок учёта, списания ГСМ и документального оформления следует установить локальным документом предприятия. Это может быть раздел учётной политики, отдельный стандарт или иной внутренний распорядительный документ.

О путевом листе

Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 №259-ФЗ) запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Таким образом, в силу закона путевой лист должен быть оформлен при перевозке автотранспортным средством пассажиров, багажа, грузов.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 №152.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п.п. 9, 10 приказа №152).

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п.10 приказа №152).

Обязательные реквизиты путевого листа и их описание приведены в п.п. 3 — 8 приказа №152. Так, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование и номер путевого листа;
• Сведения о сроке действия путевого листа;
• Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• Сведения о транспортном средстве;
• Сведения о водителе.

В частности, сведения о транспортном средстве включают показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).

Документальное оформление

В зависимости от способа приобретения оприходование ГСМ осуществляется на основании:

• Накладной поставщика (Дебет 10–3 Кредит 60);
• Чека ККТ (с указанием количества, марки, цены и общей стоимости ГСМ), приложенного к авансовому отчёту водителя (Дебет 10–3 Кредит 71).

Списание ГСМ производится по окончании каждого месяца в следующем порядке:

• Бухгалтер производит расчёт количества ГСМ, подлежащего списанию по каждому водителю в пределах установленных норм, на основании путевых листов или показаний тахографов;
• В отношении перерасходов в бухгалтерию передаются объяснительные водителей с распоряжением руководителя о списании (не списании) в расходы;
• На основании расчёта и отдельных распоряжений бухгалтер производит списание ГСМ по каждому водителю (Дебет 20, 26,23, 44, др. Кредит 10–3);
• Составляется общий акт на списание ГСМ за соответствующий месяц, в котором указываются общее количество ГСМ (по маркам, видам) и их общая стоимость в рублях. Акт утверждается руководителем предприятия.

Вопрос 1. Оптовое предприятие имеет 3 грузовых автомобиля, оборудованные тахографами. Можем ли мы производить расчёт расхода ГСМ исходя из данных пробега автомобилей не по путевым листам, а по тахографам?

Да, можно. Тахограф — контрольное устройство, устанавливаемое на борту автотранспортных средств. Предназначено для регистрации скорости, времени в пути, маршрута, пройденного расстояния и др.

Независимо от водителя тахограф регистрирует скорость и пройденный путь. Выдаваемый тахографом документ является объективным, автоматически формируемым, защищённым от фальсификаций. При наличии документа, выданного тахографом, отпадает необходимость в обработке бухгалтером путевого листа для определения фактического расхода ГСМ.

Вопрос 2. У нас заключён договор с поставщиком ГСМ. Мы производим оплату и получаем накладную и счёт-фактуру на ГСМ и талоны. Как нам учитывать ГСМ по водителям?

При получении накладной и счета-фактуры от поставщика в учёте следует сделать проводки:

• Дебет 10–3, субсчёт "ГСМ в талонах" (касса) Кредит 60 — на стоимость ГСМ;
• Дебет 19–3 Кредит 60 — на сумму предъявленного НДС.
• Талоны следует оприходовать за балансом на счёте 006.

По мере выдачи талонов водителям в учёте делают следующие записи:

• Кредит 006 — выданы по ведомости талоны конкретному водителю;
• Дебет 10–3, субсчёт "ГСМ в талонах" (водитель) Кредит 10–3, субсчёт "ГСМ в талонах" (касса).

На основании отчёта поставщика (АЗС) о фактически залитом бензине в каждую машину:

• Дебет 10–3 "ГСМ в баках" (водитель) Кредит 10–3 "ГСМ в талонах" (водитель).

По окончании месяца списывается фактический расход ГСМ в пределах установленных норм на основании расчёта бухгалтера:

• Дебет 20, 23, 26, 44, др. Кредит 10–3 "ГСМ в баках" (водитель).