Фасилитация групповой работы как инструмент современного менеджера

Последние годы в бизнес-среде Республики Казахстан всё чаще стало встречаться понятие "фасилитация", хотя её методы используются пока ограниченным числом консультантов и ещё меньшим количеством менеджеров. В то время как методы фасилитации, включающие в себя технику работы с большими и малыми группами, управление групповой динамикой, широко известны и активно применяются на западе последние двадцать-тридцать лет. Многие эксперты пророчат фасилитации и её методам большое будущее в области менеджмента и бизнес-образования. Это связано с тем, что технология фасилитирования стратегических сессий, совещаний, групповых дискуссий, мозговых штурмов стимулирует к напряжённой мыслительной работе участников мероприятия, открывает потенциал каждого участника, достигая поставленные перед сессией целей и выводя группу на реализацию поставленных задач. Британский портал говорит о выделении фасилитатора в отдельную профессию и пророчит ей перспективное будущее.

Актуальность фасилитации в управлении сейчас обоснована тем, что она как форма и метод работы менеджеров с подчинёнными последнее время получает все большее распространение у руководителей. В Европе и Америке уже сложился рынок специалистов, профессионально занимающихся фасилитацией, там существуют профессиональные сети и ассоциации, объединяющие практиков фасилитации, что позволяет обобщать, анализировать, исследовать накопленный опыт, а также разрабатывать новые методы и техники фасилитации. Примером такой ассоциации в Америке является IAF (International Association ofFacilitators), образованная в 1994 году в США и в настоящее время является глобальной организацией в семи регионах — Африке, Азии, Канады, Европы, Латинской Америки и Карибского бассейна, Океании и Соединённые Штаты. В России с 2010 года проходят международные конференции фасилитаторов, в апреле 2013 г. прошла Четвёртая конференция фасилитаторов, тема конференции 2013 года — "Технологии фасилитации для создания идей, инноваций и обмена опытом". В Казахстане эти процессы пока находятся в зачаточном состоянии и нам ещё только предстоит создание профессионального сообщества отечественных фасилитаторов.

Так что же такое фасилитация? С английского языка "facilitate" — облегчать, помогать. Изначально появляется понятие социальной фасилитации: как повышение эффективности (в плане скорости и продуктивности) деятельности личности в условиях её функционирования в присутствии других людей, которые в сознании субъекта выступают в роли либо простого наблюдателя, либо конкурирующего с ним индивида или индивидов. Впервые Ф. с. была зафиксирована в конце XIX в. в опытах французского физиолога Фере, а затем подробно описана Ф. Олпортом, В. Мёде, В.М. Бехтеревым (совместно с Н.Н. Ланге) и др. Одним из случаев выявления феномена социальной фасилитации была ситуация, за фиксированная наблюдателями на велосипедном треке (в отличие от обычного стадиона, велотрек устроен таким образом, что трибуны со зрителями там расположены вдоль лишь одной стороны трассы). Оказалось, что вне зависимости от оговорённых с тренером тактических планов борьбы за первенство в заезде, именно перед трибунами со зрителями спортсмены непроизвольно ускоряются даже в ущерб возможной победе, которая как необходимое условие предполагала бы некоторое "предразгонное замедление".

Позднее исследователи, занимающиеся разработкой проблематики принятия решений уделили большое внимание процессу группового функционирования и коллективным эффектам группового решения задач и обозначили направление фасилитации групповой работы как понятию возникшему в среде корпоративной работы, обучения и развития.

Во второй половине двадцатого века сформировалось понятие Фасилитация как выявление и использование различных процессов, которые помогают работающим в группе людям вести общую мыслительную деятельность, приходить к общим решениям, создавать и совершенствовать идеи.

Фасилитация обеспечивается лицом, называемым "фасилитатором", который ведёт маленькие или большие группы, используя знания и информацию в совместной работе для достижения целей. Фасилитация это процесс, который лидеры, менеджеры, тренеры, организаторы совещаний, и коммуникаторы используют, чтобы добавить содержание, процесс и структуру для удовлетворения потребностей отдельных лиц, групп или команд. Она используется как для решения текущих, локальных задач, так и в процессе проведения организационных и социальных изменений.

Организованный процесс фасилитации приводит к повышению эффективности групповой работы, вовлеченности и заинтересованности участников, раскрытию их потенциала. Чертами современной фасилитации являются использование также наглядных методов выстраивания группового обсуждения, работа с визуальными образами, которые активизируют мыслительные процессы, эффективно откладываются в человеческой памяти, групповых обсуждений.

Фасилитация — это процесс, фокусирующийся на вопросах:

• Чего необходимо достичь;
• Кто должен быть вовлечён;
• Разработки процесса, в котором участвует группа, и последовательности выполняемых заданий;
• Коммуникации;
• Достижения соответствующего уровня участия и использования ресурсов;
• Групповой энергии, движущих силах и способностях участников;
• Физической и психологической среды.

Как работает фасилитатор? Фасилитатор — это тренер или ведущий серии встреч, который организует, направляет, стимулирует и оптимизирует процесс поиска информации, её обработки и решения на её основе поставленной перед группой задачи.

Фасилитация состоит из трёх основных принципов:

• Фасилитатор это гид, помогающий людям пройти и "прожить" процесс вместе. Это означает, что фасилитатор не высказывает своё мнение, а наоборот вытягивает мнения и идеи членов группы.
• Фасилитатор фокусируется на том, как люди участвуют в процессе обучения, обсуждения или планирования, и на том что должно быть достигнуто.
• Фасилитатор остаётся нейтральным и никогда не становится на чью либо сторону в обсуждениях.

"Фасилитатор предоставляет метод и средство, помогающее найти ответ в сложных ситуациях, связанных с операционной деятельностью бизнеса", — считает Тони Манн, автор нескольких книг по фасилитации и ведущий мастерскую по фасилитированию в Leeds Metropolitan University.

Википедия определяет фасилитацию как средство мотивирования группы, способ ведения группы к выработке решения. Поэтому Фасилитация как форма и метод работы в последнее время получает все большее распространение, в том числе среди руководителей. Мотивационный инструмент фасилитации-то, что результаты выдают сами участники, т. е. они сами проделывают всю необходимую работу, что приводит к повышению эффективности групповой работы. Фасилитатор предоставляет метод и средство, помогающее найти ответ в сложных ситуациях, связанных с операционной деятельностью бизнеса. Таким образом, если руководитель использует методы фасилитации во взаимодействии с подчинёнными, то он определяет новый стиль управления-фасилитация, который отличается взаимоотношением менеджера-лидера и команды, участием в процессе групповой динамики, организацией работы в группе.

Менеджер-фасилитатор — процедурный лидер, который делает процесс более лёгким и эффективным, облегчает взаимодействия внутри группы, который управляет процессом обсуждения, вовлекает участников и структурирует работу группы, который предлагает поддержку подчинённым в контексте оперативного управления. Он направляет работу участников к достижению поставленной цели, модерирует результаты и следит за выполнением участниками заданных технологией правил. Менеджер-фасилитатор предоставляет метод и средство, помогающее найти ответ в сложных ситуациях, связанных с операционной деятельностью бизнеса. В процессе фасилитации менеджер не применяет свои схемы действия, не использует свой стереотип восприятия, не излагает свой взгляд на проблему и не предлагает свой способ решения.

Менеджер-фасилитатор помогает группам как в решении текущих задач (решении проблем, принятии решений; разрешении конфликтных ситуаций; развитии команды), так и при проведении организационных изменений (разработке и реализации принципиально новой корпоративной стратегии; слиянии, поглощении компаний; структурной реорганизации; оптимизации бизнес-процессов; внедрении новых организационно-управленческих процессов, процедур, международных стандартов качества и пр.).

Для успешной работы руководителя с сотрудниками важно, чтобы он в роли фасилитатора мог гибко использовать техники и инструменты фасилитации, которые отличаются функционалом и своими методами пробуждения и вовлечения подчинённых, и адаптировать их под бизнес-ситуацию.

К таким техникам относятся:

• "Открытое пространство" (Оpen Space).
• "Мировое кафе" (World Cafe).
• "Благоприятный запрос" (Appreciative Inquiry).
• Agile Leadership.
• Flip Flop of Pinpoint, работа с модерационными картами.
• "Поиск будущего" — "динамическая фасилитация" используют эффективные способы генерации решений — mind-mapping, силовое поле, рейтингование, причинно-следственные диаграммы, классический мозговой штурм, групповую дискуссию.

Конечно же, непременно включая в программу групповой работы модели и методы из теории и практики стратегического менеджмента и управления проектами: Swot-, Pest-анализ, матрица BCG, матрицы ответственности, диаграммы Ганта, Ишикавы и Паретто, и др.

В процессе работы с группой при решении текущих задач, менеджер-фасилитатор:

• Создаёт процесс, который поможет подчинённым эффективно использовать ресурсы для принятия высококачественных решений;
• Создаёт позитивную среду, в которой подчинённые могут работать продуктивно для достижения групповых целей;
• Развивает, обучает и воодушевляет подчинённых для продуктивного достижения целей;
• Вовлекает участников и структурирует работу;
• Оказывает поддержку в определении общих целей и специфических задач;
• Помогает подчинённым оценить их потребности и разработать планы по их удовлетворению;
• Помогает группе понять её собственные процессы, для того чтобы работать более эффективно;
• Управляет групповой дискуссией и поддерживая её в нужном направлении;
• Поддерживает участников в оценке имеющихся у них навыков и выработке новых;
• Использует консенсус, для того, чтобы помочь принять решение, учитывающее мнение каждого из членов группы;
• Обеспечивая обратную связь группе, что позволяет ей оценить собственный прогресс и сделать необходимые корректировки;
• Помогая группе оценить источники вне и внутри группы;
• Управляет конфликтными ситуациями;
• Поощряя лидерство в других через разделение ответственности по управлению группой.

Таким образом, вызов времени современного менеджера для реализации стиля управления в основе, которого лежат методы и инструментарии фасилитации, руководителю необходим набор определённых навыков, которые будут формировать его управленческие компетенции. Рассматривая фасилитацию не просто как набор отдельных методов работы с группой, а в первую очередь, как стиль управления современного руководителя, как методологию для осуществления организационных и социальных изменений, важных для компаний и различного рода сообществ. Самостоятельный поиск информации сильнее мотивирует участников фасилитации и обеспечивает более эффективную обработку найденной информации, ускоряет процесс решения поставленной задачи, а также — в процессе корпоративного обучения — освоение и закрепление приобретённых навыков.

Эффективная фасилитация предполагает долгий процесс, который может привести к мотивации, раскрытию потенциала всех подчинённых в полном объёме, эффективной работе компании в целом.