Совещания являются важной частью внутриорганизационных коммуникаций. Без должного обмена информацией вряд ли возможна скоординированная работа сотрудников, подразделений.
Давайте рассмотрим ошибки, которые могут возникать при проведении совещаний:
- Несистематичность проведения совещаний. В обмене информацией, как и во всем прочем — нужна система! Если совещания случаются исключительно спонтанно и нерегулярно — это служит своеобразным разрешением быть не подготовленным к ним. И вместо конструктивной постановки задач и анализа проделанной работы, начинаются бизнес-посиделки с неопределённым предметом обсуждения.
- Говорит только руководитель. Чаще это случается при авторитарном стиле управления компанией, либо в условиях спешки, неправильного планирования времени. В таком случае руководитель выливает на сотрудников ряд указаний, а также своё мнение об их работе и не удосуживается даже получить обратную связь. Возможно, руководители подразделений могли бы внести уточнения при постановке задач, либо у них есть потребность конкретизировать информацию… Однако на фразу спешащего куда-то директора "у кого есть вопросы?" — все "деликатно" молчат.
- Нет обратной связи. Отчасти, эта ошибка уже описана выше. Лишая себя возможности услышать мнение коллег, и то как они поняли полученную информацию, руководитель порой лишает себя возможности увидеть:
- Реакцию на свои указания и решения.
- Ценную информацию от узких специалистов.
- Отмалчивающиеся участники совещаний. Молчат, когда нет договорённости, что высказаться должны все или когда говорит только руководитель. Если кто-то молчит, значит кто-то в это время лишён возможности узнать текущее положение дел. Ведь, как правило, бизнес-задачи требуют слаженного взаимодействия подразделений компании.
- Нечёткость обсуждений. Когда не задана структура выступления на совещании, то общение затягивается и всё более лишается конкретики. Появляется ненужная детализация простых и понятных вещей, и, одновременно с этим, замалчивание важных и сложных вопросов.
А вот простой и понятный алгоритм проведения совещаний:
- Назначьте день и время проведения еженедельного совещания (в зависимости от специфики вашего бизнеса, такие совещания могут проводиться два раза в неделю, один раз в неделю, один раз в две недели). Придерживайтесь установленного времени.
- Приучите сотрудников приходить на совещания вовремя.
- Приучите сотрудников приходить на совещания подготовленными. Очень хорошо работает такая подготовка: за 15 минут до начала совещания план на неделю и отчёт за прошлую неделю от каждого сотрудника/подразделения/руководителя должен находиться в электронной почте директора. Таким образом, директор имеет возможность ознакомиться с проделанной работой и подготовить вопросы, а к тому же быть уверенным, что сотрудники не "на бегу" выдумывали свои планы. Лучше, если такие планы — отчёты будут сделаны в единой табличной форме.
- Не забывайте следить за временем. Совещания не должны длиться больше часа. Определите лимит времени на каждого выступающего заранее.
- План/факт. Далее необходимо сверить план прошлой недели с фактом. Пусть каждый сотрудник отчитается какие из поставленных задач ранее выполнены, а какие нет (почему "нет", и что сотрудник планирует в такой ситуации делать). Для точной проверки информации у директора должны быть под рукой планы на прошлую неделю.
- Планы на текущую/следующую неделю. Попросите каждого присутствующего рассказать о планах на неделю. Чётко, кратко, с расстановкой приоритетов.
- Обязательно обратите внимание всех присутствующих на возможность задавать вопросы друг другу (не только руководителю), если задачи касаются сразу нескольких подразделений.
- В завершении или в начале совешания руководитель может поделиться новостями, управленческими решениями (Что? С какой целью? И почему именно так решено?).
- По итогу совещания обязательно вдохновите сотрудников и пожелайте им успехов!
