Правильно построенные внутренние коммуникации в организации обеспечивают ускорение бизнес-процессов. Если в организации бардак с движением информации, то в этом случае происходит затягивание решения задач во времени.
Вы, наверняка, встречали множество примеров, когда информация:
- Не передаётся.
- Передаётся не правильно (искажается).
- Передаётся, но не понимается.
- И передаётся, и понимается, но не вовремя (с опозданием, или когда уже совсем поздно).
- И передаётся, и понимается, но с полученной информацией никто ничего не делает, т.е. не организована обратная связь (обратное поступление информации).
Что же делать, чтоб организовать эффективные коммуникации? Необходимо прописать регламент движения информационных потоков. В вашей организации он может называться как угодно: правила движения информации, стандарты коммуникации — название не важно, важно чёткое изложение материала, понятное и действительно применимое. Стандарты коммуникации могут быть одной из глав в стандартах работы компании, а могут быть отдельным дополнительным документом.
В этой статье рассмотрим, как проходят потоки информации. Суть в том, что вся информация должна "спускаться сверху" вертикально, вся информация должна "подниматься обратно" тоже вертикально, по принципу пирамиды. То есть все коммуникации должны быть организованы через руководителей отделов, направлений, подразделений, филиалов и т.д. Если это не организовано, зачастую получается, что часть вопросов и решений проходит мимо руководителя, в сферу ответственности которого эти решения входят. Конечно, существуют и другие способы организации коммуникации, однако именно данный подход обеспечивает полноту владения информацией сотрудниками и возможность руководителю чётко контролировать сроки выполнения задач.
Возможно, кто-то скажет, что гораздо легче и быстрее обратиться напрямую к необходимому специалисту. Соглашусь. В этом случае система передачи информации должна быть организована таким образом, чтобы руководитель, "мимо" которого был решён вопрос, мог видеть, что этот вопрос поднимался. Такой системой могут быть определённые формы для постановки задач и отчётности, электронные журналы заявок в отдел и т.д.
Разрабатывая стандарт коммуникаций, напишите минимум, самый важный минимум. Я думаю, если вы уже искали в интернете информацию по внутриорганизационным коммуникациям, вы встречали описания, от которых клонит в сон — монотонные, долгие, которые так и остаются пылиться на полках. У сотрудников должно возникнуть понимание как действовать, а не отторжение к новой кипе скучных бумаг. Излагайте схемами и короткими предложениями — алгоритмами. Это не ради "почитать", это ради "применить". А применяем мы то, что чётко, схематично, структурировано, понятно, конкретно. Если ваши документы (и это касается не только документов о внутренних коммуникациях) отвечают всем вышеперечисленным требованиям, то документы будут применяться и повышать эффективность работы.
В следующей части статьи рассмотрим коммуникации в проектной группе и движение стратегической и оперативной информации.
