Как спланировать изменения в компании?

Внедрение изменений в компаниях бывает сопряжено с сопротивлением сотрудников, чьи интересы затрагивают эти изменения, но бывают случаи, когда сопротивление оказывают основатели. Скажите оксюморон?

Создание бизнес-плана внедрения изменений позволяет создать сценарий, общий для всей команды компании, выявить слепые зоны и зоны роста, преодолеть сопротивление и создать мотивацию к реализации проекта.

Именно такой случай, сопротивления основателя запуску проекта внедрения изменений произошёл в крупной алкогольной компании, занимающейся импортом и экспортом алкогольной продукции несколько лет назад.

Росалкогольрегулирование с целью усиления контроля запустило пилотный проект сдачи алкогольной декларации онлайн для импортёров алкоголя, включив торговую компанию в проект как крупного игрока на рынке. Определи срок подготовки для компании полгода.

Надо сказать, изменение формы декларации потребовало автоматизации складского учёта акцизных марок и движения товара.

Генеральный директор поставил задачу разработки бизнес-плана проекта "Автоматизации складского учёта" службам компании для представления инвестиционному комитету и основателю. За прошедшие два месяца было подготовлено несколько сценариев бизнес-плана проекта, но ни один из них не был принят основателем. Сложившаяся ситуация создавала напряжение: нельзя было отказаться от внедрения изменений, а принятие решения о запуске проекта затягивалось. Нельзя сказать, что основателя не беспокоила сложившаяся ситуация. В таких случаях бывает полезен свежий взгляд со стороны, поэтому эту задачу поставили мне, как новому человеку в компании.

К этому времени после нескольких неудачных презентаций бизнес-планов директора не хотели больше решать эту задачу.

Я ознакомилась со всеми сценариями бизнес-планов, которые представлялись инвестиционному комитету.

Представленные сценарии бизнес-планов по автоматизации складского учёта содержали общее описание проекта и объясняли только риски, которые могут возникнуть в случае отказа от внедрения изменений. Инициаторы проекта транслировали свои страхи в предлагаемых бизнес-планах.

Проекты не показывали основателю рост эффективности, который приносит это проект.

Инициаторы считали подробную информацию и перспективные расчёты несущественными по сравнению с рисками и старались запугать основателя, справедливо получая отказ в финансировании.

Как решить задачу, варианты решения которой уже "набили оскомину"?

Мой вариант решения задачи был таким:

• Были проведены интервью с каждым участником проекта:
  • Интервью, проведённое с основателем, позволило выяснить:
    • Основатель осознавал важность решения задачи автоматизации.
    • Для принятия решения ему было недостаточно информации.
    • Основатель хотел понять, как окупятся запрашиваемые инвестиции, почему нужна именно такая сумма, как эта сумма будет инвестироваться.

В беседе с генеральным директором, который был инициатором проекта выяснилось:

• Компанию включили в пилотный проект автоматизации алкогольных деклараций как крупного поставщика. Срок подготовки к запуску определял РАР (Росалкогольрегулирование).
• Два месяца назад была поставлена задача разработки проекта службам логистики и ИТ.
• В процессе подготовки проекта выяснилось, что для решения задачи сдачи онлайн декларации необходимо автоматизация складского учёта акцизных марок и движения товара.
• Фокус решения задачи для генерального директора — безопасность и исполнение обязательств компании в срок, защита от штрафов за нарушение.

Директор по логистике рассказал в интервью:

• Расчёты, которые были сделаны для проекта не использовались в бизнес-планах.
• Дополнительные подробные расчёты создавали работу, которая в ситуации отклонения бизнес-планов была бесполезной. Нужно было знание полезности работы для реализации проекта.
• Для автоматизации учёта нужна реорганизация склада, переоборудование, внедрение использования новой технологии организации хранения, обучение и замена персонала, дополнительной оборудование для сканирования. Все это дорого и денег на это не дадут.

Со слов директора службы ИТ:

• Найдены несколько поставщиком программного обеспечения для учёта автоматизации.
• Выбран оптимальный вариант программы, которую можно быстро со настроить с основным программным обеспечением.
• После выполнения двух первых шагов появится возможность сформировать онлайн отчётность для РАР.

Я попросила ответить всех участников интервью, что ещё даст компании автоматизация складского учёта, кроме декларации РАР?

По их мнению, автоматизация, переоборудование позволит:

• Сократить площади хранения за счёт использования стеллажей нового образца.
• Сократить время на обработку и хранение единицы товара, таким образом повысить производительность труда.
• Сократить время на оформление и отгрузку товара.
• Получение онлайн информации об остатках товара повышает эффективность продаж.

Сделанные подробные расчёты не только затрат, но и экономии времени для всей компании на использовании автоматизации, оценка стоимости этого времени, расчёт потенциального дополнительного дохода и адресное сокращение затрат позволили составить развёрнутый бизнес-план.

Все участники проекта представили свои расчёты и записки об экспертизе проекта.

Эти материалы были включены в бизнес-план отдельными разделами с указанием сроков исполнения и имён исполнителей.

Составленный мной бизнес-план был соединением видения всех участников нового сценария проекта.

• Проведена сессия планирования.

В ходе работы сессии планирования участники проекта смогли внести свои дополнения, ознакомиться с проектом полностью и понять свою роль в проекте, когда и что зависит от каждого.

• Командная презентация на инвестиционном комитете.

Представленная совместная презентация проекта основателю, где каждый представил свою часть была одобрена инвестиционным комитетом.

Резюме:

• Свежий взгляд нового человека позволяет увидеть новые фокусы для внимания.

• Эксперт со стороны не имеет личного интереса в политических играх компании. Он заинтересован в решении задачи.

• Для запуска нового проекта важны не только расчёты, но понимание значения и полезности всеми участниками проекта.

• Важно найти общее видение для решения задачи.

• Смещение фокуса в сторону пользы, позволило расширить видение и прийти к соглашению.

• Подробное описание и оцифровывание шагов позволило определить скорость денежного потока и эффективность проекта для основателя, планы действий и сроки для участников, создало прозрачную мотивацию для исполнителей проекта.

PS: Позднее, результат внедрения проекта стал одним из основных факторов, который позволил выжить компании в быстро изменившихся условиях.