Умение делегировать необходимо современному руководителю — это освобождает время и внимание для тех задач, которые соответствуют его роли. Вместо того, чтобы заниматься рутиной, руководитель имеет возможность направить свой интеллектуальный и творческий ресурс на стратегические задачи и развитие членов своей команды.
Как определить, какую задачу нужно делегировать, а какую "оставить себе"?
Несколько соображений по поводу того, подходит ли данная задача для делегирования:
- Если времени на выполнение задачи крайне мало, вам не удастся провести "умное делегирование" — в этом случае имеет смысл привлекать других людей на отдельные операции, в отношении которых вы сможете дать краткие инструкции.
- Если времени на исправление ошибок, которые, возможно, допустит сотрудник, которому вы делегировали задачу, тоже нет — ограничьтесь первым этапом цикла наставничества, пригласив "новичка" наблюдать за вашей работой, и обсудите с ним, что он заметил и какие выводы он сделал для себя, когда закончите с этой задачей.
- Если последствия нарушения дедлайна выполнения задачи критичны для результата всего проекта, выполните её самостоятельно, либо поручите тому, кто надёжно выдержит срок выполнения задачи, и сделайте для себя выводы — как вы довели дела до аврала?
В целом, частая необходимость самостоятельно выполнять задачи снова и снова, списывая это на нехватку времени, говорит о слабых навыках руководителя в управлении своей продуктивностью.
Как принять решение о делегировании?
Возможно, это не самое простое решение, но однажды вам всё же придётся признать, что вы не супергерой, и не успеваете "в одно лицо" выполнять все задачи своего отдела с превосходным качеством.
Если это с вами уже произошло — поздравляем, похоже, настало время для практического применения умного делегирования!))
Задайте себе ряд вопросов:
- Есть ли рядом с вами тот, кто обладает знаниями и навыками, достаточными для решения задачи?
- Может ли эту задачу решить другой человек, или критически важно, чтобы её решали именно вы?
- Помогает ли выполнение этой работы развивать навыки и способности другого человека?
- Будет ли эта задача периодически повторяться в той же форме в подобной ситуации в будущем?
- Есть ли у вас достаточно времени, чтобы осуществить умное делегирование — то есть провести инструктирование, тренинг, дать ответы на все вопросы, контролировать процесс и исправить ошибки, если понадобится?
Если ответ "да" хотя бы на один вопрос, вам точно стоит делегировать эту задачу тому человеку, который способен её выполнить.
Полезная привычка руководителя — осознав задачу, которую нужно решить, спрашивать себя: "Могу ли я делегировать эту задачу?"
И если ответ "Да", следующий вопрос — "Кому я могу делегировать эту задачу?"
Как не стоит делегировать — поймать за пуговицу первого пробегающего мимо сотрудника и "пересадить обезьяну" ему на плечи.
Или зайти в отдел, увидеть "свободного" сотрудника и, пригласив его в кабинет, "нарезать" ему задачу.
Как же выбрать подходящего сотрудника для делегирования задачи?
Вам, как современному руководителю лучше всего подходит вариант умного делегирования, которое основано на вашей осведомлённости об уровне развития профессиональных навыков и личностных качеств сотрудников.
Что стоит учитывать перед тем, как выбрать, кому делегировать:
- Знания, навыки и опыт того человека, которому вы собираетесь передать задачу
- Стиль работы, мотивация и подход к выполнению задач у этого сотрудника
- Текущий уровень рабочей нагрузки у этого сотрудника
Таким образом, умное делегирование возможно, если вы не пропускаете важные моменты в работе руководителя:
- Постоянное обучение и развитие сотрудников
- Изучение структуры их ценностей и мотивов в деятельности
- Распределение рабочей нагрузки в соответствии со способностями и амбициями людей
Учитывая эти моменты, вы на регулярной основе подготавливаете прочное основание для последующего делегирования задач членам вашей команды.
Пройти обучение и повысить свою управленческую квалификацию в части развития навыков делегирования Вы можете, обратившись ко мне или моим коллегам.