Лозунги типа "Будущее за удалённой работой" звучат уже несколько последних лет. Удалённая работа давно в тренде, мы об этом немало писали, включая перечисление проблем, возникающих у удалённых сотрудников, а также пути их предупреждения.
Поговорим об управлении удалённой командой. Эта информация может стать полезной для руководителей и владельцев, собирающих удалённую команду. Она основала на опыте тех, кто уже несколько лет управляет сотрудниками дистанционно.
Поездки в офис, потом домой, и так каждый день — эта схема описывается как устаревшая, а работа дома — как решение проблемы стресса и всех, связанных с работой, проблем. Однако те, кто читал наши предыдущие статьи, а также те, кто уже попробовал работать удалённо, знают, что в каждом режиме есть свои плюсы и минусы, и что удалённая работа далеко не для всех. Не в последнюю очередь успех зависит от руководителя.
Сейчас в программах обучения для топ менеджеров часто уделяется внимание управлению удалёнными командами, поскольку компаний с удалёнными сотрудниками становится все больше. Они нанимают желающих работать из дома, жителей других городов, или переводят часть сотрудников на свободный график.
Кто уже работает с удалёнными командами
Крупные компании, такие как IBM, eBay, Cisco, Merсedes-Benz спокойно привлекают удалённых сотрудников. Они пользуются возможностями технологий, чтобы дать возможность трудоустроиться тем, кто в силу обстоятельств не может целый день находиться в офисе, например, женщины с маленькими детьми или люди, которым нужно ухаживать за близкими.
Такая работа подходит для людей с ограниченными возможностями, для жителей отдалённых населённых пунктов, а также тех, кто часто перемещается с места на место. Такой режим работы сотрудников для руководителей выгоден экономией на оснащении рабочего места и часто на заработной плате. Чаще всего удалённые работники получают оплату, среднюю по региону. Например, в Москве и Санкт-Петербурге разница в заработной плате в 2–3 раза, поэтому сотрудник из Санкт-Петербурга может быть более выгодным для компании.
Как организовать дистанционный менеджмент
После того как компания решилась на такой режим работы команды, появляется вопрос организации взаимодействия с сотрудниками. Существуют программы обучения для топ менеджеров по удалённому управлению командой. Остановимся на том, что может помочь в организации удалённого менеджмента.
Здорово помогает в организации удалённого управления CRM-система. Современные CRM — это полностью автоматизированное рабочее пространство, позволяющее работать с любого места, главное, чтобы был выход в интернет.
К CRM можно подключить ip-телефонию, звонить и принимать звонки дешевле, чем при использовании стационарного телефона. Система синхронизируется с почтовыми серверами, собирает важные деловые письма в одном месте, где их сможет найти и использовать любой участник команды.
В CRM можно общаться с командой, обмениваться идеями, ставить задачи и принимать работу. Удобно для руководителей и исполнителей. Руководителю не нужно напоминать сотруднику о сроках, предупреждать о приближении дедлайна, указывать на срыв срока — всем этим занимается система. Пользоваться системой можно с ПК, ноутбука или с любого мобильного устройства.
Контроль за удалёнными сотрудниками
В CRM можно контролировать сотрудников, готовить новых сотрудников к работе, организовать базу знаний и тестирование. Сотрудник в системе может:
- Звонить.
- Писать письма.
- Принимать поручения и устанавливать их статус.
- Составлять документы.
- Готовить счета.
- Вести обсуждения.
Все это и при необходимости больше реализуется и настраивается под нужды компании. При таких инструментах удалённая работа полностью контролируема и управляема. Однако не стоит увлекаться именно контролем — он должен быть смещён в сторону мотивации. Это значит, что нужно ставить перед сотрудниками измеримые цели и, если это принято в компании, озвучивать поощрения при их достижении.
Сама по себе правильно составленная задача является мотивацией для сотрудника. Для менеджера по продажам это сделки, а чтобы они заключались — установленное количество звонков, встреч, КП в день; для программиста — это выполнение поставленной задачи; для логиста — обеспечение бесперебойной работы. В зависимости от системы оплаты труда и мотивации, одни сотрудники получают зарплату после выполнения или при отработке определённого количества часов, другие при успешном выполнении своих задач получают ещё и премию. С удалёнными сотрудниками все так же, как с офисными.
Выгоды удалённой работы для компании
Удалённую работу выбирают компании, которые стремятся сэкономить. Независимые исследования сообщают, что на каждом сотруднике таким образом можно сэкономить по 170 тысяч рублей в год. Среднестатистическая организация из 10 человек, отправив половину сотрудников на удаленку, может сэкономить 3% прибыли за счёт экономии на аренде.
Ещё одна важная выгода при удалённом режиме — возможность нанять лучших сотрудников. Ими могут оказаться люди, проживающие в другом городе и не планирующие переезд.
Удаленка — это возможность работать с сотрудниками по всей России. Центральный офис может находиться в одном городе, а филиалы по всей стране. При организации удалённой работы не будет никаких ограничений по территориальному признаку!
Главное — оставаться на связи
Особенность удалённого менеджмента в том, что важно оставаться на связи. Возрастает необходимость в удалённых совещаниях, онлайн-конференциях.
Желательно сразу определиться, какие вопросы решаются в команде по почте, какие в мессенджерах, а какие на общих конференциях.
Качества удалённого сотрудника
С удалённой работой справится сотрудник, если он:
- Дисциплинирован.
- Ответственный.
- Целеустремленный.
- Инициативный.
- Мотивирован.
- Любит свою работу.
Самые эффективные удалённые сотрудники — те, которые способны обеспечить себе полноценный отдых, имеют семью, живут в окружении близких, имеют увлечение или хобби.
Несмотря на все плюсы удалённой работы, процент удалённых сотрудников невысок. Есть сотрудники, которым такой режим не подошёл. Не каждому это подходит. Особенно трудно тем, кто живёт один. Дело в том, что дома сотрудник начинает остро ощущать изолированность от общества. Задача руководителя в связи с этим:
- Зарядить удалённых сотрудников энтузиазмом.
- Подчеркнуть ценность каждого удалённого сотрудника.
- Выстроить мотивацию.
- Организовать работу так, чтобы было легко увидеть статус текущих работ и наблюдать за их выполнением.
Как организовать эффективную дистанционную работу
Для эффективной организации удаленки важно следующее:
- Грамотно выстроенные взаимоотношения. Удалённый сотрудник — такой же полноценный сотрудник, как все остальные в компании. Эффективные взаимоотношения во многом зависят от правильного использования средств коммуникации. Руководителю необходимо общаться с удалёнными сотрудниками чётко и понятно, так, чтобы сотруднику были предельно понятны цели и задачи компании и каждого поручения.
У сотрудника не должно возникать недоверия к руководителю или к компании, он должен полностью доверять коллегам. Это создаёт внутреннюю эмоциональную связь, которая не возникнет при помощи одних только должностных инструкций и предписаний. Важно общение. Для достижения доверительного уровня общения руководителю нужно находить время для разговоров с сотрудником на разные, не только рабочие, темы, проявлять искренний интерес к жизни удалённых сотрудников и их проблемам. - Внутрикорпоративное социальное пространство. Важно создать площадку для общения команды по рабочим вопросам и по интересам. Необходимо приложить максимум усилий, чтобы каждый сотрудник влился в коллектив. Важно также убедиться, что это произошло.
- Мотивация. Мотивация для удалённых сотрудников играет важную роль. Важно, чтобы сотрудники были наполнены энтузиазмом, но заряжать их оптимизмом и мотивировать в офисе нет возможности. Важно не навязывать свои приоритеты по мотивации. Шкала ценностей одна, но каждый человек в определённый период жизни находится на определённой ступени этой шкалы. Какими бы ни были приоритеты ваших сотрудников на текущем этапе их развития — важно, чтобы они получали удовлетворение от самой работы и чувствовали себя полезными.
Удалённый сотрудник намного больше офисного нуждается в том, чтобы видеть смысл во всех своих действиях, к тому же этот смысл должен соответствовать ценностям сотрудника. Какой бы деятельностью ни занимался удалённый сотрудник, в каком бы графике ни работал, у него должна быть чёткая схема работы, понятная и прозрачная в каждом пункте. Такая схема позволяет руководителю задавать параметры требований к качеству выполняемых работ и просматривать динамику выполнения задач.
К примеру, по понедельникам принято сдавать выполненную работу, по средам планёрка, по пятницам отчёт за неделю. Руководителю необходимо прописать подобную последовательность и донести эту информацию до удалённых сотрудников.
Сотрудники тогда хорошо выполняют свои обязанности, когда им понятно, какие конкретно действия они должны совершить, какие требования к готовой работе, как найти все необходимое для выполнения работы. Очень часто бывает такое, что номинально инструкции есть, но сотруднику они непонятны, или он неправильно их истолковал, додумал, не смог разобраться, что имел в виду руководитель. Чтобы подобного не происходило, важно описывать задачи чётко и понятно, а также убеждаться, что они поняты исполнителем.
Удалённые сотрудники, так же, как и офисные, нуждаются во вступительном инструктаже, базовом обучении. С ними нужно поделиться опытом — рассказать, с какими трудностями сталкивались другие удалённые сотрудники и какие решения нашли, предложить, как более эффективно организовать свою работу, применить приёмы тайм-менеджмента, использовать эффективные методики. Удалённым сотрудникам можно посоветовать полезные книги для развития личной эффективности и инициировать периодические обсуждения особенностей организации удалённой работы.
Полезно будет организовать в компании базу знаний с материалами о компании, о её продуктах и услугах, а также разнообразными развивающими и обучающими материалами.
Если вам все это кажется сложным и поэтому вы все ещё не решаетесь организовать удалённую работу с сотрудниками, примите к сведению тот факт, что по прогнозам число удалённых сотрудников будет расти, а компании, предлагающие такой вариант работы, будут все более привлекательными в глазах соискателей. Возможно, через какое-то время, удалённая работа с сотрудниками станет не предметом выбора руководителя, а неизбежностью. Сейчас это устойчивый тренд.
