Что такое беспорядок? Многие скажут, что это — разбросанные вещи, мусор, захламление жилища и т.п. Однако беспорядок не ограничивается только лишь внешними проявлениями. Многие эксперты и коучи отмечают, что причиной беспорядка снаружи является беспорядок внутри. Например, такого мнения придерживается Барбара Хемфилл — основательница Института продуктивной среды, посвятившая этой теме книгу "Меньше беспорядка, больше жизни". Она отмечает, что, хотя физическое проявление беспорядка легко увидеть, большая его часть незаметна. Неразобранные бумаги, книги и прочие предметы — это лишь следствие. Причина же находится внутри.
Виды беспорядка
Хемфилл, выделяет четыре типа беспорядка:
- физическое его проявление (захламление жилища, рабочего места, ненужные или испорченные вещи, мусор и т.п.);
- цифровой(подписки на ненужные рассылки, лишние ярлыки и файлы на рабочем столе и т.д.);
- эмоциональный (следствие эмоциональных потрясений или утраты, мешающих полноценно проживать жизнь);
- духовный (несоответствие организации окружающего пространства нашим мечтам и целям).
Барбара Хемфилл убеждена, что физический и цифровой беспорядок являются следствием беспорядка на эмоциональном и духовном уровнях. В качестве примера она приводит людей, с которыми часто сталкивалась в начале своей карьеры профессионального организатора. Тогда ей нередко приходилась работать с людьми, которым сложно было расстаться со старыми или ненужными вещами. Она задавала им много вопросов, и в результате выяснялось, что эти люди пережили тяжёлую эмоциональную утрату. Таким образом, когда дело касалось наведения порядка и избавления от ненужного, они испытали что-то вроде "паралича", не в силах приступить к разгребанию завалов. Хемфилл подчёркивает, что это не физическая проблема, а эмоциональная.
Духовный беспорядок также является препятствием к упорядочиванию окружающего пространства, так как служит отражением страхов человека, его надежд и мечтаний.
"Я верю, что каждый человек создан Богом с конкретной целью, для выполнения определённой задачи, — объясняет Барбара. — Нам следует не только хорошо делать свою работу, но и получать удовольствие от жизни. Если вы осознаёте свою цель, вам легко определить, что относится к ней, а что — нет".
Чтобы избавляться от ненужного было проще, Хемфилл предлагает спрашивать себя: "Способствует ли этот предмет (в физическом или цифровом виде) выполнению моих задач? Помогает ли он жить так, как мне хочется?". Если вы отвечаете на эти вопросы "нет", то эти вещи уже по определению привносят в вашу жизнь беспорядок. Они препятствуют достижению ваших целей и, избавляясь от этих вещей, вы помогаете себе добиться желаемого. Если вы пока не знаете, в чем ваше предназначение, Барбара советует сперва выявить то, чего вы не хотите. "Избавьтесь от того, что вам точно не нужно, — советует она. — Это можно сравнить с очисткой лука от шелухи".
Наведение порядка в три этапа
Барбара Хемфилл убеждена, что причиной беспорядка является следующее:
- нет чёткой цели;
- не выработана система;
- отсутствует поддержка.
Она предлагает разобраться с каждой из этих проблем за три шага.
1. Поставьте перед собой цель.
Перед тем, как приступать к работе, следует понять, что вам действительно нужно. Поставленную цель следует зафиксировать и последовательно двигаться к ней. Хемфилл отмечает, что многие люди не сосредоточены на своей цели в должной мере. Они не начинают с самого важного дела, которое необходимо сделать в этот день, переключаются на другие задачи, не закончив предыдущую. Например, начинают чистить почту от спама или выполнять другие рутинные дела вместо того, чтобы сконцентрироваться на главном.
Чтобы этого не происходило, нужно расставить приоритеты и самые важные задачи решать в первую очередь. Также рекомендуется составить план по достижению цели и следовать ему. Только после выполнения ключевых задач на день следует переходить к менее значимой работе.
2. Выработайте систему.
Выработанная система помогает в достижении поставленной цели. Одного принятого решения недостаточно для получения результата — нужно найти способ реализовать задуманное. Например, в этом помогает организация рабочего места, обустройство стола и кабинета для комфортной работы. Универсального подхода здесь нет — всё зависит от конкретной задачи и рода деятельности. Например, сама Хемфилл пользуется системой, которую называет "волшебная шестёрка" — её суть заключается в том, что под рукой должны находиться шесть предметов, чаще всего используемых для выполнения поставленных задач во время рабочего дня.
3. Создайте среду, где каждый сможет получить поддержку
Работа будет более успешной и продуктивной в среде, где сотрудники разделяют видение и ценности друг друга. В офисе для этого требуется поддержка.
Эксперт отмечает: "Компания становится успешной тогда, когда все сотрудники выполняются свои задачи должным образом. Построение порядка, способствующего продуктивной работе, должно начинаться с самого верха — это искусство".
Барбара Хемфилл основала компанию, специализирующуюся на повышении продуктивности и помогающую организациям наладить систему поддержки сотрудников с помощью пяти шагов:
- формулировка видения вашей компании;
- определение имеющихся в вашей организации препятствий;
- оценка ваших ресурсов;
- разработка и реализация плана;
- закрепление успеха.
Эксперт акцентирует внимание на том, что ключевым в этом плане является слово "ваш". План должен разрабатываться индивидуально, с учётом особенностей конкретной организации. Эту последовательность можно применять при решении любой проблемы — как отдельного человека, так и целой компании.
Хемфилл считает, что основной причиной беспорядка являются отложенные решения. Чем дольше беспорядок остаётся без внимания, тем больше рисков он несёт в себе, включая незапланированные денежные расходы, трату времени впустую. Но, самое важное, это препятствует достижению цели.
Для разработки эффективной системы поддержки важна обратная связь от сотрудников и слаженная работа в коллективе. Повысить уровень доверия, улучшить качество взаимодействия и продуктивность работы могут тренинги, развивающие эмоциональный интеллект. Компания Mango Games проводит бизнес-тренинги с геймификацией, очные и в онлайн-формате, способствующие формированию среды поддержки и улучшению качества коммуникации между сотрудниками. Также Mango Games предлагает деловые игры в очном и онлайн-форматах, разработку программ обучения, стандартов и другие услуги, способствующие повышению продуктивности вашей организации.
