В работе специалистов, которые занимаются продажами, есть очень много отвлекающих факторов, которые могут отнимать много времени. Почта — один из таких источников отвлечения.
Из этой статьи вы узнаете о 6 практических рекомендациях по работе с электронной почтой. Многие правила универсальны, но особенно они будут полезны тем, кто занимается продажами.
Выделите 3 интервала, когда вы просматриваете почту
Чтобы не отвлекаться на почту много раз в течение дня, дайте себе установку: при любых условиях вы просматриваете почту только 3 раза в день. Как показывает практика, самые удобные моменты для этого — это утро, когда только приходите на работу, так называемый, период раскачки, время сразу после обеда и вечер, перед окончанием рабочего дня.
Все остальное время тоже можно работать с документами, готовить коммерческие предложения и выставлять счета, но вот отправлять их лучше в указанные интервалы.
Всегда существует страх, что клиент напишет что-то срочное, а мы не ответим. Уверяю вас, клиенты готовы подождать пару часов после своего запроса. Кроме того, все понимают, что если вопрос срочный, лучше позвонить, а не отправлять e-mail.
Отвечайте на все письма
Элементарное правило вежливости — отвечать на все письма клиентов. Лучше всего давать обдуманные ответы, и при этом делать это максимально быстро. Не оставляйте не отвеченными письма "по делу" на несколько дней.
Настройте уведомление о прочтении ваших писем
Для того чтобы в большей степени "контролировать" ситуацию, настройте в письмах уведомлении о прочтении. Так вы будете знать о том, что ваши письма открывают и просматривают.
Настройте почту удобным образом
Используйте папки и фильтры, чтобы письма автоматически сортировались. Это позволит сэкономить достаточно много времени на разборе почты.
Ещё одно дополнительное удобство — это система пометки писем для ранжирования их по категориям важности и срочности.
Если вы используете Outlook или другие подобные программы, в них также можно выставлять напоминания о задачах из почты, — по принципу органайзера.
Настройте продолжение переписки
Очень удобно в переписке, когда история прошлых писем автоматически прикрепляется к вашему новому письму. Это позволяет быстро уточнить детали или договорённости, о которых речь шла ниже, а не просматривать бесконечное количество писем, открывая их по одному.
Создайте правильную подпись
Ещё один момент, который может быть полезен тем, кто занимается продажами, — это правильная подпись в письме.
Для создания правильного "экспертного впечатления" лучше из названия должности убрать слова "менеджер по продажам" или "менеджер по работе с клиентом". Клиенты больше любят общаться с экспертами или специалистами, чем с теми, кто будет пытаться им что-то продать.
Также добавьте в подпись (или в P.S. в конце письма) ссылку на новую информацию на вашем корпоративном сайте. Это может быть полезная статья для клиентов или сообщение об актуальной акции в вашей компании.
Используйте эти 6 простых правил в работе, для того, чтобы использовать время для продаж с максимальной эффективностью.
версия для печати
