Расходы компании
Случалось ли вам, как хозяину (или хозяйке) бизнеса, неожиданно узнать, что "к завтрему" нужно уплатить крупную сумму денег (сотни или даже тысячи долларов) в бюджет — налога или даже штрафов — просто из-за бухгалтерской ошибки? Денег, которые совершенно законно можно было не платить, будь все "проведено" точно и правильно.
- Справедливости ради, чтобы не делать бухгалтера "крайним", скажите, было ли когда-нибудь так, что бухгалтер не имел возможности провести все документы, потому что кем-то другим они были не оформлены вовремя или сделаны с ошибками?
- А испытывал ли при этом кто-нибудь хоть на мгновение состояние шока, как от удара в спину?
- Шок и стресс, вероятно, вредны для здоровья, не так ли?
- Скажите, во сколько бы Вы оценили здоровье, пострадавшее за годы таких стрессов и нервотрепок?
- Если бы кто-то предложил вам за некую сумму его вернуть, сколько Вам не жаль было бы отдать?
- Особенно по сравнению с обеспеченным и спокойным существованием, когда оно наполнено радостью от роста и развития Вашего дела?
Деньги могут сделать жизнь приятной и радостной. Но ошибки в финансовых вопросах могут стать источником крупных неприятностей, а вовсе не радостей.
Управление финансами — тема обширная и непростая. Можно с уверенностью сказать, что тема денег — самая волнующая для любого бизнесмена, ведь, как ни крути, бизнес — это, в первую очередь, извлечение прибыли.
Сегодня же в нашем кратком уроке мы поговорим лишь об одном аспекте этой темы, а именно — о текущих расходах компании.
Деньги и сотрудники
Часто ли к Вам приходят подчинённые просить денег? Я говорю не о прибавке к зарплате, а о деньгах на текущие расходы компании — закупка материалов, транспорт, аренда, налоги и т.п. Как Вы определяете, нужно давать денег или нет? Много просят или мало? Предположим, к Вам пришёл менеджер по продажам и говорит, что нужно 1000 долларов. Чтобы принять окончательное решение — "дать добро" или нет, и в каком объёме — Вам, вероятно, понадобится некоторая информация помимо обаяния вашего подчинённого и его умения красиво говорить.
Вам необходимо узнать, по крайней мере:
- Есть ли вообще деньги на эти расходы?
- На какие цели идут эти затраты? Возможно, сотрудник предлагает начать рекламную кампанию Вашего нового товара. А может, он присмотрел новую мебель себе в кабинет. Это ведь разные вещи, не правда ли?
- Как именно сотрудник намерен распорядиться деньгами, если их получит. Согласитесь, что цель — это одно, а то, как её собираются осуществить — совсем другое. Например, эффективность рекламы сильно зависит от формы её подачи, от того, где именно размещается реклама, от текста и множества других факторов.
- Почему требуемая сумма именно такая, а не какая-то ещё. Можно ли получить то же самое дешевле?
Часто ли к Вам приходят подчинённые просить денег?
Принять правильное решение помогла бы также информация о том, сколько на эти цели уже потрачено — на этой неделе, в этом месяце, в этом году. Ведь если к Вам, к примеру, приходит офис-менеджер просить денег на бумагу, а Вы уже давали на это денег пару дней назад, резонно спросить, что произошло с предыдущей суммой? К
ак вообще идут дела у сотрудника, запросившего эту сумму? Ответственному и результативному денег дать можно. Лентяю и лоботрясу — ни в коем случае.
Какие ещё затраты предстоят в ближайшее время: налоги, неоплаченные счета, заявки на расходы от других сотрудников и т.п. А то вдруг тратим 1000$, а потом этой суммы как раз и не хватит на какой-нибудь совсем срочный платёж — налоговый, например.
Сейчас вы, наверное, прикинули и думаете: "Что за ерунда? Нет у меня времени столько разбираться с одним-единственным сотрудником!" Если эту информацию придётся собирать самому руководителю, да ещё додумывая и до предполагая то, о чем данных вообще найти не удалось, тогда возможности точно нет и остаётся полагаться только на интуицию, "управленческую жилку" или что-то еще.
Финансовое планирование
Существует, однако, система получше. Это система финансового планирования, сокращённо — ФП, разработанная Л. Роном Хаббардом. Её цель — обеспечение прибыльности организации, то есть превышение доходов над расходами. Любой бизнес, вероятно, создавался в предположении, что доходы там будут больше расходов и, в конце концов, собственнику и бизнесу будет хорошо и славно.
Финпланировавание, в частности, вводит строжайшую дисциплину расходов в организации.
По этой системе на любые расходы организации должны быть, прежде всего, подана сотрудником заявка установленной формы. В ней сотрудник письменно излагает, на какие цели предполагаются эти расходы, давая исчерпывающее описание того, как именно предполагается их осуществить.
С указанием фирмы-заказчика, если он есть, с описанием того, что приобретается и почему это нужно. И с точным указанием требуемой суммы. Коль это делается письменно, уже не оправдаешься незнанием или непониманием. Просишь денег — будь добр, внятно изложи зачем.
Далее, в компании еженедельно проводится совет по финпланированию, на котором рассматриваются все заявки, поданные сотрудниками к этой дате. Если не подал заявку? Как говорится, если не успел, то опоздал. Таков установленный порядок и все. Кроме того, ФП вводит в действие важнейший принцип: сначала зарабатываем, потом тратим. Только то, что заработано на этой неделе, тратим на следующей. Не наоборот. Совет по ФП имеет в своём распоряжении данные о величине дохода за прошедшую неделю, суммы налоговых выплат (готовит бухгалтер) и других еженедельных расходов организации. Поэтому, имея также все поданные сотрудниками заявки, совет по ФП принимает решение, видя картину по компании в целом. Все затраты в организации производятся только так, и не иначе.
Чуть раньше я говорил о том, что принимая решение, давать или не давать кому-то денег, было бы неплохо знать, как идёт работа у сотрудника, который их просит.
Этот вопрос пересекается с темой нашего третьего урока — "Организуем". Там говорилось о продукте организации, о том, что каждый Ваш сотрудник должен вносить свой вклад в создание продукта организации, то есть производить подпродукт. Раз производится что-то конкретное, это может быть измерено. Если Ваша компания производит "вкусный ароматный кофе со сливками", можно посчитать, сколько было произведено чашек этого кофе. Можно посчитать и подпродукты — сколько было помыто чашек, ложек и блюдец, сколько было намолото кофе, сколько подано порций сливок и т.д. до любой степени детализации. Это означает, что каждая должность может (и обязана!) иметь статистику, то есть объективные, выраженные в цифрах данные о своей работе.
Совет по Финансовому Планированию должен проходить еженедельно
Как это связано с финансами? А вот как. Когда Вы принимаете решение о выдаче денег, то имеете возможность взглянуть на статистику должности. Если дела там идут хорошо, можно принимать решение о каких-то бонусных затратах, не связанных напрямую с производством (премии сотрудникам, новая мебель в офис и т.п.). Если же дела идут неважно, то одобряются только производственные затраты. И никаких бонусов.
В нашей компьютерной программе Admin Solution of Management реализован очень удобный и гибкий механизм финпланирования, который может быть настроен для работы в любой организации. В нем имеется система подачи сотрудниками заявок на ФП прямо с их рабочих мест. Далее эти заявки (исходя из величины дохода на этой неделе и других затрат — все эти данные также сходятся в ФП) проходят процедуру одобрения. При этом, поскольку программа "знает", какая должность подаёт заявку, совет по ФП имеет возможность открыть статистику этой должности одним щелчком мышки. Остаётся только принять решение: "да" или "нет".
Такую систему утверждения заявок на расходы Вы можете применить у себя уже сейчас в "бумажном" виде.
Итак, необходимо принять систему финансового планирования, на основе следующих принципов:
- Сначала зарабатываем, потом тратим.
- Расходы не должны превышать доходы.
- Все расходы в организации должны проходить процедуру утверждения по заявке установленной формы.
- Совет по Финансовому Планированию должен проходить еженедельно.
Это очень краткое, буквально "точечное" изложение нескольких принципов ФП, которые, однако, Вы можете применять прямо сейчас. Тема же ФП очень обширна, ещё раз подчёркиваю это. В неё входит и специальная система оплаты счетов поставщикам для повышения кредитоспособности Вашей компании, система повышения финансовой стабильности путём создания целевых фондов и работы с ними и многое другое. Но главное отличие ФП от других систем учёта состоит в том, что основной упор здесь делается не на подсчёт финансов. Это важно, но не основное, как бы это ни казалось Вам странным на первый взгляд.
Главное — это повышение ответственности каждого сотрудника организации.
Вот смотрите, если я просто пришёл к начальнику и сказал "дай денег на рекламу" — это одно. А если я заполнил заявку к установленному дню, внятно в ней все изложил (а значит, до того — продумал) и подписал, значит, я уже отвечаю за то, что там написано. И это уже совсем другое.
