Думаю, большинству руководителей, собственников бизнеса хоть раз да приходила в голову мысль
"а не внедрить ли нам проектный подход?"
Когда я говорю "проект", я имею ввиду систему деятельности, которая существует ровно столько времени, сколько требуется для получения конечного результата.
Мыслям о внедрении проектного подхода имеет смысл дать ход в случаях, например, когда
- вы хотите, или ситуация требует создать новый продукт или услугу,
- или вы создали стратегию развития компании, определили стратегическую цель или цели, а вот задачи можно оформить, упаковать в проекты, в этом смысле проекты это вообще инструмент развития,
- а может быть вы намерены сократить избыточные дублирующие неэффективные функции структурных подразделений. В этом случае для начала вам придётся такие функции выявить…
- или вы хотите настроить механизмы управления по результатам, которое подразумевает управление движением (компании в целом, подразделения или отдельного сотрудника) к тем бизнес-результатам, которые на данном этапе развития компании имеют первостепенное значение. И в таком случае мы можем ожидать таких эффектов как повышение инициативности, самостоятельности, вовлеченности и удовлетворённости персонала, выявление и купирование неэффективных бизнес-процессов
- не говорю про экономию поскольку не всегда проектный подход про экономию, хотя она как эффект возможен,
- а вот повысить эффективность управления ресурсами за счёт внедрения проектного управления это вполне себе правомерное стремление,
- даже провести конкретное мероприятие в некоторых организациях становится проектом.
В целом, проектное управление может предполагать подход к любой бизнес-задаче как к проекту. У меня есть опыт сотрудничества с компанией, которая разработала и реализует проект, одной составляющей которого является разработка HR-бренда, а вторая условно называется "Счастье сотрудника".
Внедрять проекты, пожалуй, преждевременно
- в случае постоянных организационных изменений. Проектный подход может использоваться только тогда, когда потребность в изменениях возникает эпизодически.
- а также при отсутствии полного представления о ситуации в компании, её возможностях и потенциале. Для начала было бы неплохо провести исследование на этот счёт, которое, кстати, может стать первым проектом в вашей компании.
Иногда так случается, что проекты в организации появляются, так сказать, эволюционным путём, иногда почти случайно, и только в процессе команда понимает, что затеянные изменения носят проектный характер. Если такое свойство ведущейся деятельности замечено, важно осознать специфику и условия успешной реализации проекта, и такие условия создать.
Итак, что же важно понимать про проекты…
И условие и одно из преимуществ проектного управления заключается в том, что оно позволяет увеличить гибкость, то есть способность и возможность выбирать и использовать наилучшие способы достижения цели. Для большинства мелких и средних компаний это ключ к эффективности.
Уникальность. Проектная деятельность по определению является уникальной. Проект — это всегда или про уникальные результаты, которых компания ранее не пыталась достигать или не смогла достичь иными способами, или про уникальные действия, алгоритмы, которые должны привести к новым результатам.
Обязательным компонентом проекта является конкретно измеримо достижимо релевантно экологично сформулированная цель, одинаково, что важно, понимаемая командой и всеми стейкхолдерами.
Релевантно — то есть в соответствии реальным потребностям, то есть то, что вы выбрали целью реально кому-то нужно. Экологично подразумевает, что изменения, которые произойдут во время или после достижения поставленной цели — безопасны.
Вам стоит оценить, как впишется проект или проекты в уже ведущуюся текущую деятельность компании, не порушите ли вы (образно говоря) что-то другое реализуя проект, а также присмотреться, какое взаимное влияние внедряемые проекты, если их несколько, окажут друг на друга. Ради такой координации, как правило, в компании появляется проектный менеджер, а иногда и проектный офис.
Первично сформулировав цель, ответьте себе на вопрос, — "почему это важно и почему это важно именно сейчас?". Исследовав таким образом своё представление, скорее всего, вы обнаружите более значимые и своевременные цели. Такое исследование актуально, даже если, вернее, особенно если, в качестве цели проекта вы видите создание нового продукта. Почему важно именно этот продукт, почему он важен именно сейчас, к каким значимым изменениям (на уровне экономики и идеологии компании, на уровне сферы) приведёт его создание?
Сформулировать грамотно цель — это 50% успеха проекта и, кстати, одно из самых слабых мест в наборе компетенций сотрудников… Здесь, кстати, может помочь приглашённый специалист.
Ещё одна возникающая сложность в проектировании (и это даже статистически изучено) — чётко сформулированные описанные количественные и качественные результаты проекта. Далеко не каждая компания может похвастаться наличием сотрудников, умеющих задавать целям количественные и качественные параметры измерения. А без них, между тем, достижение цели, как, собственно, и реализация проекта — невозможны. Подумайте по каким количественным и качественным параметрам вы поймёте, что цель достигнута…
Ещё один определяющий признак любого проекта — сроки.
Часто бывает так, что при проектировании команда сначала описывает цели, задачи, деятельность и прочее в проекте, а уж потом определяет сроки. Вместе с тем, помните, что работа занимает все отведённое на неё время и, если вы хотите, чтобы проекты стали рычагом РАЗВИТИЯ вашей компании, тогда я рекомендую в первую очередь, определяя цель и задавая себе вопросы о важности её достижения, задаваться сразу же вопросом о сроке, к которому важно этой цели достичь. И деятельность планировать исходя из этих двух параметров. Исходя из этих двух параметров — цель и сроки вы сможете оптимально подобрать способ, инструменты реализации проекта. Не наоборот. Мы как правило подсознательно стремимся обеспечить себе немалую подушку безопасности в виде чрезмерно длительных сроков.
В конце концов на следующих этапах проектирования у вас будет возможность скорректировать сроки реализации, если они были определены вами совсем уж неадекватно.
Вам также предстоит сформулировать задачи, то есть продумать какие шаги потребуется совершить для достижения цели, детальный план реализации проекта с мероприятиями, сроками, результатами, требованиями к исполнителям, определить необходимые ресурсы и их источники, уделить время составу команды исходя полномочий, компетенций, специальностей ваших сотрудников, из степени их занятости…
Вам также предстоить выбрать и освоить инструменты планирования и при необходимости автоматизированную систему управления проектами в зависимости от уровня развития организации, в том числе её масштабов, а также в зависимости от количества проектов одновременно реализуемых в организации.
Кроме того, рассчитать бюджет проекта, показатели экономической эффективности проекта, проанализировать риски и ключевые факторы успеха, предусмотреть систему контроля деятельности.
Не забудьте подумать и том, каким образом будет организована система обратной связи между командой проекта и стейкхолдерами внутри компании и вне ее, если таковые предполагаются. Как бы идеально не были налажены бизнес-процессы, если коммуникативная культура не сформирована, неэффективна, то не один проект вас с места не сдвинет.
Внедрять проектный подход в управлении можно по-разному
главное выбрать способ, подходящий именно вам, учитывающий сложность структуры вашей организации, специфику основной деятельности, корпоративную культуру, особенности лидера…
Иногда компания долго и тщательно ведёт подготовку: детально планирует внедрение проектного подхода, обеспечивает обновление автоматизированных систем управления, мотивирует и обучает сотрудников, готовится сложно и долго.
Может быть, что такое основательное и длительное планирование связано со страхами, которые в принципе свойственны человеку, начинающему что-то новое, со страхом провала, например, или со страхом сопротивления системы, людей, привыкших жить по устоявшимся правилам, со страхом конфликта. В таком случае страх становится, если можно так сказать, корпоративным.
А бывает, что организация обеспечивает базовое планирование и подготовку и достаточно быстро приступает к пробной реализации одного-двух несложных проектов.
В первом случаем вы даёте себе ощущение надёжности и гарантированности, вместе с тем высок риск потери мотивации особенно у руководителей среднего звена и линейного персонала. Природа такого эффекта, особенно в современном мире, в том числе в том, что в долгом ожидании реальных результатов, организм человека не получает дофамина (гормона удовольствия), который он привык получат от быстрых результатов, далеко впереди висящая морковка не пахнет, и постепенно теряет свою привлекательность, уходит из фокуса внимания, престает быть нужной.
Так что, если вы все-таки выбрали такой сценарий, важно, как вы станете работать с командой, с сотрудниками.
- Во-первых, чтобы не вызвать глубинного сопротивления, которое свойственно людям в ответ на серьёзные изменения текущего положения, сделайте предстоящие изменения максимально понятными всем в компании.
- Во-вторых, создайте такую корпоративную среду в организации, которая постоянно будет поддерживать мотивацию, сохраняя яркость картинки будущих результатов и пользы от них для всей компании и каждого сотрудника.
Я желаю вам успехов во внедрении значимых для вас изменений!
